Nâng cao hiệu quả công việc của nhân sự

Hiệu suất lao động là khả năng chuyển hóa thời gian, năng lực và các nguồn lực được sử dụng thành kết quả công việc. Đối với doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất lao động không đơn thuần là yêu cầu nhân viên làm việc nhiều hơn, mà là tổ chức công việc tốt hơn để tạo ra kết quả cao hơn với nguồn lực hợp lý.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng nhân viên luôn bận rộn nhưng công việc vẫn chậm tiến độ, kết quả không đạt mục tiêu, sai sót thường xuyên xảy ra và chi phí nhân sự ngày càng tăng. Các biện pháp như tăng áp lực, giao thêm việc hoặc yêu cầu làm thêm giờ có thể cải thiện kết quả trong ngắn hạn, nhưng khó giải quyết những hạn chế mang tính hệ thống.

Để nâng cao hiệu suất lao động một cách bền vững, doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân và thiết kế hệ thống quản lý giúp nhân sự hiểu rõ mục tiêu, thực hiện đúng công việc và chịu trách nhiệm về kết quả.

Những vấn đề phổ biến về hiệu suất lao động

Nhân viên bận rộn nhưng kết quả công việc thấp

Nhân sự dành nhiều thời gian cho công việc, tham gia nhiều cuộc họp và xử lý nhiều nhiệm vụ nhưng kết quả đầu ra vẫn không tương xứng. Các hoạt động diễn ra liên tục nhưng những công việc quan trọng đối với mục tiêu kinh doanh lại không được ưu tiên đúng mức.

Vấn đề nằm ở chỗ doanh nghiệp có thể đang đo lường mức độ hoạt động thay vì giá trị kết quả mà hoạt động đó tạo ra.

Mục tiêu công việc không rõ ràng

Nhân viên nhận được yêu cầu công việc nhưng không hiểu đầy đủ kết quả cần đạt, tiêu chuẩn hoàn thành hoặc thứ tự ưu tiên. Người quản lý và nhân viên có thể hiểu khác nhau về cùng một nhiệm vụ, dẫn đến việc hoàn thành đúng yêu cầu hình thức nhưng không đáp ứng mục tiêu thực tế.

Khi mục tiêu không rõ ràng, việc đánh giá hiệu suất và xác định trách nhiệm cũng trở nên thiếu nhất quán.

Năng lực nhân sự không phù hợp với yêu cầu công việc

Một số nhân viên chưa có đủ kiến thức, kỹ năng hoặc kinh nghiệm để thực hiện công việc theo tiêu chuẩn. Ngược lại, có những nhân sự có năng lực nhưng được bố trí vào vị trí không phù hợp hoặc không được trao đủ quyền hạn để phát huy khả năng.

Nếu doanh nghiệp không phân biệt được vấn đề về năng lực với vấn đề về tổ chức công việc, các chương trình đào tạo hoặc biện pháp thúc đẩy hiệu suất có thể không mang lại kết quả mong muốn.

Quy trình làm việc thiếu hiệu quả

Công việc bị gián đoạn do chờ thông tin, chờ phê duyệt, phụ thuộc vào nhiều bộ phận hoặc phải thực hiện lại vì thiếu tiêu chuẩn thống nhất. Nhân viên có thể hoàn thành tốt phần việc của mình nhưng kết quả chung vẫn chậm do các khâu phối hợp không hiệu quả.

Trong trường hợp này, tăng cường giám sát cá nhân không giải quyết được điểm nghẽn nằm trong quy trình.

Trách nhiệm và quyền hạn không tương xứng

Nhân viên chịu trách nhiệm về kết quả nhưng không có đủ quyền quyết định hoặc nguồn lực để hoàn thành công việc. Ngược lại, có những nhiệm vụ không xác định rõ người chịu trách nhiệm cuối cùng, khiến công việc bị bỏ sót hoặc nhiều người cùng thực hiện nhưng không ai thực sự chịu trách nhiệm.

Sự thiếu rõ ràng này làm giảm tính chủ động và kéo dài thời gian xử lý công việc.

Hiệu suất không được cải thiện qua thời gian

Doanh nghiệp có thể đánh giá nhân viên định kỳ nhưng không xác định được nguyên nhân khiến kết quả tốt hoặc chưa tốt. Các cuộc đánh giá tập trung vào xếp loại, thưởng phạt mà chưa gắn với phản hồi, cải thiện cách làm việc và phát triển năng lực.

Kết quả là những hạn chế lặp lại qua nhiều kỳ, trong khi nhân viên không nhận được hướng dẫn cụ thể để cải thiện.

Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hiệu suất lao động

Không liên kết hiệu suất với chiến lược kinh doanh

Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu kinh doanh nhưng chưa chuyển hóa thành mục tiêu công việc cụ thể cho từng bộ phận và vị trí. Nhân viên có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhưng những nhiệm vụ đó không trực tiếp đóng góp vào kết quả ưu tiên của doanh nghiệp.

Thiết kế tổ chức và phân công công việc chưa hợp lý

Cơ cấu tổ chức, phạm vi trách nhiệm và mối quan hệ phối hợp chưa được xác định rõ. Một số vị trí bị quá tải, trong khi những vị trí khác chưa sử dụng hết năng lực. Sự chồng chéo trách nhiệm hoặc thiếu người chịu trách nhiệm cuối cùng làm giảm hiệu quả tổng thể.

Thiếu tiêu chuẩn về kết quả và chất lượng công việc

Doanh nghiệp chưa xác định rõ đầu ra cần đạt, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn và điều kiện hoàn thành. Vì vậy, nhân viên không có cơ sở thống nhất để thực hiện công việc, còn người quản lý khó đánh giá kết quả một cách khách quan.

Quy trình và công cụ chưa hỗ trợ tốt cho công việc

Các bước thực hiện còn phức tạp, thông tin phân tán, công cụ không phù hợp hoặc hoạt động phối hợp chưa được chuẩn hoá. Nhân viên phải dành nhiều thời gian cho các thao tác không tạo ra giá trị trực tiếp, làm giảm thời gian dành cho công việc chính.

Năng lực quản lý hiệu suất còn hạn chế

Người quản lý chưa xác định được điểm nghẽn trong công việc, chưa đưa ra phản hồi kịp thời hoặc chưa phân biệt được nguyên nhân do năng lực, động lực, nguồn lực và cách tổ chức công việc.

Khi mọi vấn đề đều được quy về thái độ hoặc ý thức cá nhân, doanh nghiệp dễ áp dụng sai biện pháp khắc phục.

Cơ chế đánh giá và khuyến khích chưa phù hợp

Nếu doanh nghiệp chỉ đánh giá số lượng công việc, thời gian làm việc hoặc doanh số mà bỏ qua chất lượng, chi phí và kết quả dài hạn, nhân viên có thể ưu tiên chỉ tiêu cá nhân thay vì lợi ích chung.

Cơ chế khuyến khích thiếu cân bằng có thể tạo ra hành vi chạy theo số liệu, làm giảm chất lượng và ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các bộ phận.

Làm thế nào để nâng cao hiệu suất lao động?

Bước 1. Liên kết mục tiêu công việc với mục tiêu kinh doanh

Bắt đầu từ chiến lược và các mục tiêu ưu tiên của doanh nghiệp, xác định kết quả mà từng bộ phận và vị trí cần đóng góp.

Mỗi mục tiêu cần làm rõ kết quả kỳ vọng, thời hạn, tiêu chuẩn hoàn thành và mối liên hệ với mục tiêu cấp trên. Điều này giúp nhân viên hiểu không chỉ mình phải làm gì mà còn vì sao công việc đó quan trọng.

Bước 2. Làm rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn

Xác định phạm vi công việc, kết quả đầu ra, quyền quyết định và trách nhiệm phối hợp của từng vị trí. Những công việc liên quan đến nhiều bộ phận cần có cơ chế xác định người chịu trách nhiệm chính và cách xử lý khi phát sinh vấn đề.

Mục tiêu là bảo đảm mỗi nhiệm vụ có người chịu trách nhiệm rõ ràng và được trao đủ điều kiện để hoàn thành.

Bước 3. Đánh giá năng lực và điều kiện thực hiện công việc

Xác định yêu cầu năng lực của từng vị trí, đánh giá năng lực hiện có và nhận diện khoảng cách cần khắc phục.

Đồng thời, kiểm tra khối lượng công việc, nguồn lực, dữ liệu, công cụ và mức độ phụ thuộc giữa các khâu. Chỉ khi hiểu đầy đủ điều kiện thực hiện, doanh nghiệp mới có thể xác định liệu hiệu suất thấp xuất phát từ cá nhân hay từ hệ thống.

Bước 4. Tối ưu hóa quy trình và loại bỏ điểm nghẽn

Rà soát quy trình để nhận diện những hoạt động không tạo ra giá trị, các bước phê duyệt không cần thiết, công việc trùng lặp và những điểm gây chậm trễ.

Chuẩn hoá phương pháp thực hiện, cải thiện việc trao đổi thông tin và cung cấp công cụ phù hợp. Việc nâng cao hiệu suất cần ưu tiên cải thiện cách thức tổ chức công việc trước khi yêu cầu nhân viên tăng cường độ làm việc.

Bước 5. Thiết lập hệ thống quản lý hiệu suất

Xây dựng hệ thống theo dõi mục tiêu, kết quả thực hiện và chất lượng công việc theo chu kỳ phù hợp. Người quản lý cần thường xuyên trao đổi với nhân viên về tiến độ, khó khăn, nguyên nhân chênh lệch và biện pháp khắc phục.

Đánh giá hiệu suất không nên chỉ diễn ra vào cuối tháng hoặc cuối năm. Những vấn đề cần được phát hiện và xử lý ngay trong quá trình thực hiện công việc.

Bước 6. Phát triển năng lực và cải thiện cách làm việc

Căn cứ vào nguyên nhân cụ thể để lựa chọn biện pháp phù hợp: đào tạo kỹ năng, hướng dẫn tại chỗ, điều chỉnh phân công, cải tiến quy trình hoặc bổ sung nguồn lực.

Phản hồi cần chỉ rõ khoảng cách giữa kết quả hiện tại và kết quả kỳ vọng, đồng thời xác định hành động cải thiện và thời hạn đánh giá lại.

Bước 7. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh liên tục

Theo dõi kết quả ở cả cấp độ cá nhân, bộ phận và toàn doanh nghiệp. Khi hiệu suất không đạt mục tiêu, cần xem xét lại các yếu tố liên quan thay vì mặc định nguyên nhân nằm ở người thực hiện.

Các biện pháp cải thiện cần được đánh giá bằng kết quả thực tế, từ đó điều chỉnh mục tiêu, quy trình, nguồn lực và cơ chế quản lý khi cần thiết.

Những chỉ số cần theo dõi để quản lý hiệu suất lao động

Doanh nghiệp cần lựa chọn chỉ số phù hợp với đặc điểm ngành nghề, loại công việc và mục tiêu kinh doanh. Không nên sử dụng một chỉ số đơn lẻ để đại diện cho toàn bộ hiệu suất lao động.

Trong đó, năng suất lao động và mức độ hoàn thành mục tiêu là hai khía cạnh khác nhau. Một bộ phận có thể hoàn thành nhiều đầu việc nhưng chưa đóng góp đủ vào mục tiêu kinh doanh. Ngược lại, chỉ số năng suất tăng nhưng tỷ lệ lỗi hoặc làm lại cũng tăng có thể cho thấy doanh nghiệp đang đánh đổi chất lượng để lấy số lượng.

Vì vậy, cần kết hợp chỉ số đầu ra, chất lượng, tiến độ và hiệu quả sử dụng nguồn lực để đánh giá toàn diện.

Nguyên tắc nâng cao hiệu suất lao động

Đo lường kết quả thay vì chỉ đo lường hoạt động. Thời gian làm việc và số lượng nhiệm vụ chỉ phản ánh một phần nỗ lực, không đủ để xác định giá trị tạo ra.

Giải quyết nguyên nhân trước khi áp dụng biện pháp. Hiệu suất thấp có thể xuất phát từ năng lực cá nhân, mục tiêu, quy trình, công cụ, nguồn lực hoặc cách quản lý. Mỗi nguyên nhân cần một giải pháp khác nhau.

Gắn trách nhiệm với quyền hạn và nguồn lực. Không thể yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm đầy đủ về kết quả nếu họ không có quyền quyết định hoặc điều kiện thực hiện phù hợp.

Cân bằng năng suất, chất lượng và hiệu quả dài hạn. Tăng sản lượng bằng cách kéo dài thời gian làm việc hoặc giảm chất lượng không phải là cải thiện hiệu suất bền vững.

Xây dựng cơ chế cải thiện liên tục. Quản lý hiệu suất là một chu trình gồm thiết lập mục tiêu, thực hiện, đo lường, phản hồi và điều chỉnh, không chỉ là hoạt động đánh giá nhân viên.