Organization Design
VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Doanh nghiệp cần thiết kế lại bộ máy khi công việc bị chồng chéo, nhiều việc không rõ ai chịu trách nhiệm, quyết định dồn lên một vài người hoặc mỗi lần tăng nhân sự lại phát sinh thêm lớp phối hợp. Khi đó, vấn đề nằm ở cách tổ chức công việc chứ không chỉ ở số lượng người.
Bộ máy tổ chức không nên được sao chép từ doanh nghiệp khác, dựng theo kinh nghiệm hay giao riêng cho phòng Nhân sự. Nó phải được thiết kế từ chiến lược, công việc và cách phối hợp thực tế để xác định doanh nghiệp cần những vai trò, trách nhiệm và quan hệ nào.
Thiết kế tổ chức chỉ bằng mô hình lý thuyết dễ tạo ra một sơ đồ hợp lý trên giấy nhưng không giải quyết được công việc thật. Cơ cấu phù hợp phải xuất phát từ mô hình kinh doanh, đặc thù ngành, vấn đề vận hành và nguồn lực mà doanh nghiệp thực sự có.
Chiến lược cho biết doanh nghiệp muốn đi đâu; bộ máy quyết định doanh nghiệp có đủ cấu trúc để đi theo hướng đó hay không. Khi hai phần lệch nhau, nguồn lực, trách nhiệm và cách phối hợp có thể vô tình kéo tổ chức về một hướng khác với chiến lược đã chọn.
Kháng cự tái cấu trúc thường không đến từ việc nhân sự phản đối một sơ đồ mới, mà từ những thay đổi về quyền hạn, trách nhiệm, thói quen và cách phối hợp. Muốn tái cấu trúc thành công, doanh nghiệp phải quản trị cả hệ thống công việc lẫn quá trình con người thích nghi với nó.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Bóc tách công việc cần có để thực hiện mô hình kinh doanh, nhóm chúng theo nguồn lực và năng lực, làm rõ đầu ra cùng quan hệ giữa các nhóm việc để hình thành hệ thống công việc đầy đủ nhưng không cồng kềnh; việc phân nhóm tạo cơ sở xác lập đơn vị và phân công trách nhiệm phù hợp.
Lựa chọn cấu trúc phù hợp với chiến lược, sắp xếp các đơn vị và cấp quản lý, xác lập quan hệ báo cáo, phối hợp và phân quyền để công việc được giao đúng nơi và bộ máy có thể mở rộng mà không chồng chéo trách nhiệm; cấu trúc được kiểm tra theo khối lượng việc và tầm quản lý.
Chuyển từng vị trí trên sơ đồ tổ chức thành một vai trò quản trị rõ ràng về mục đích, trách nhiệm, đầu ra, quyền hạn, quan hệ phối hợp, nguồn lực và năng lực cần có để người đảm nhiệm hiểu việc và có thể được thay thế mà không làm thay đổi bản chất vị trí; làm chuẩn tuyển dụng.
Nối vị trí, phòng ban thành các chuỗi công việc có logic, làm rõ đầu vào, trình tự, trách nhiệm, điểm bàn giao và kiểm soát để công việc được thực hiện nhất quán, truy nguyên sai lệch và tiếp tục cải tiến theo thực tế; đồng thời xác lập trách nhiệm xử lý ngoại lệ để tránh ách tắc phối hợp.
Chuyển những kết quả mong muốn thành hệ tiêu chí có thể cùng hiểu và đo lường về số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian, từ đó tạo một chuẩn chung để giao việc, đánh giá kết quả và nhận diện nơi cần cải thiện; mỗi tiêu chí cần có nguồn dữ liệu, chu kỳ và ngưỡng đo kết quả.
Chuyển giá trị muốn duy trì thành chuẩn hành vi, quy tắc ứng xử và nguyên tắc phối hợp cụ thể, để cách con người làm việc cùng nhau có định hướng rõ và hành vi gây tổn hại cho tổ chức được nhận biết trước khi trở thành thói quen; cần có tình huống và ghi nhận hành vi thực tế.
Chuyển yêu cầu pháp lý và điểm dễ phát sinh mâu thuẫn trong tổ chức thành hệ thống quy định, thẩm quyền, hồ sơ, cam kết và cơ chế tuân thủ rõ để quyền, nghĩa vụ và hậu quả của việc vi phạm được xác định trước; phải rõ thẩm quyền phê duyệt, lưu vết và rà soát rủi ro pháp lý.
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Bess & Company có thể giúp doanh nghiệp chuyển chiến lược thành một bộ máy phối hợp được, giao trách nhiệm rõ và vận hành hiệu quả hơn khi quy mô tăng. Kết quả không chỉ là có sơ đồ tổ chức, mà là công việc không bị bỏ trống, quy trình phối hợp rõ và nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn.
0
Bess & Company bắt đầu từ hệ thống công việc để xác định công việc trọng yếu nào cần tồn tại và ai phải chịu trách nhiệm thực hiện. Mục tiêu là loại bỏ tình trạng có việc cần làm nhưng không thuộc rõ về vị trí nào, hoặc nhiều người tham gia nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
100%
Các quy trình trọng yếu trong phạm vi tư vấn được làm rõ về đầu vào, công việc, đầu ra và điểm chuyển tiếp giữa các vị trí. Nhờ đó, mỗi người biết khi nào mình bắt đầu, cần tạo ra kết quả gì và chuyển cho ai, giúp giảm thời gian chờ và hạn chế việc đẩy trách nhiệm.
+11%
Khi thông tin, trách nhiệm và cách quản lý công việc được tổ chức rõ hơn, năng suất có thể tăng khoảng 11%. Lợi ích không chỉ đến từ việc mỗi người làm nhanh hơn, mà từ việc giảm chồng chéo, giảm thời gian phối hợp và giúp cấp quản lý có cơ sở giao thêm quyền quyết định.
KINH NGHIỆM NGÀNH
Nhu cầu khách hàng, mức độ cạnh tranh, hệ thống đối tác và các yếu tố bên ngoài khác nhau giữa từng ngành. Vì vậy, chúng tôi chỉ xem một phương án là phù hợp khi nó được đánh giá trong đúng bối cảnh mà doanh nghiệp thực sự đang kinh doanh.
TRAO ĐỔI CÙNG BESS & COMPANY
Nếu bộ máy phụ thuộc vào một vài người, trách nhiệm chồng chéo hoặc khó mở rộng mà không phát sinh thêm rối loạn, Bess & Company có thể cùng phân tích hệ thống công việc, vị trí và quy trình để thiết kế cấu trúc phù hợp hơn. Hướng tới kết quả thiết thực, bền vững.
HOẠT ĐỘNG
Bess & Company triển khai các hoạt động tư vấn, đầu tư, đồng sáng lập, hợp tác, đào tạo và cộng đồng, hỗ trợ SMEs và Startups giải quyết vấn đề, phát triển doanh nghiệp.
PHƯƠNG PHÁP
S.O.M Method™ khắc phục cách quản trị rời rạc bằng một hệ thống toàn diện, kết nối chiến lược, tổ chức và vận hành để xử lý gốc rễ vấn đề của từng doanh nghiệp.
VỀ CHÚNG TÔI
Bess & Company đồng hành cùng SMEs và Startups, nâng cao năng lực kinh doanh, tổ chức và quản trị, giúp doanh nghiệp tăng trưởng, mở rộng quy mô và đóng góp cho cộng đồng.
