Trình bày chiến lược để thống nhất định hướng

Ban lãnh đạo có thể dành nhiều tháng để nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu, đánh giá các phương án và lựa chọn hướng đi cho doanh nghiệp. Nhưng sau khi chiến lược được phê duyệt, một câu hỏi quan trọng vẫn còn đó: Liệu những người trong tổ chức có thực sự hiểu chiến lược mà doanh nghiệp đã lựa chọn?

Trong nhiều doanh nghiệp, chiến lược được trình bày trong một bộ slide, một bản kế hoạch hoặc một buổi họp toàn công ty. Ban lãnh đạo truyền đạt các mục tiêu tăng trưởng, thị trường ưu tiên, định hướng sản phẩm và những chương trình trọng điểm. Tuy nhiên, khi trở lại công việc, các bộ phận vẫn có thể hiểu khác nhau về điều doanh nghiệp cần tập trung, những gì cần thay đổi và cách xác định ưu tiên khi phải lựa chọn giữa nhiều công việc.

Bộ phận Marketing có thể hiểu chiến lược tăng trưởng là tăng ngân sách quảng cáo. Bộ phận Kinh doanh có thể hiểu đó là mở rộng đội ngũ bán hàng. Bộ phận Sản xuất lại tập trung vào tăng công suất. Mỗi cách diễn giải đều có lý do riêng, nhưng chưa chắc chúng cùng phục vụ một lựa chọn chiến lược thống nhất.

Vấn đề không nhất thiết là đội ngũ thiếu năng lực hoặc không muốn thực hiện chiến lược. Có thể chiến lược chưa được trình bày theo cách giúp mọi người hiểu đúng những lựa chọn cốt lõi và ý nghĩa của chúng đối với công việc.

Vì sao chiến lược thường bị hiểu khác nhau trong cùng một tổ chức?

Chiến lược được trình bày bằng những khái niệm quá chung chung

Các cụm từ như “tăng trưởng bền vững”, “lấy khách hàng làm trung tâm”, “nâng cao năng lực cạnh tranh” hay “chuyển đổi số” thường xuất hiện trong các bản chiến lược.

Đây có thể là những định hướng hợp lý, nhưng chúng chưa đủ cụ thể để hướng dẫn các quyết định trong công việc hằng ngày.

Chẳng hạn, “lấy khách hàng làm trung tâm” có thể được hiểu là tăng mức độ hài lòng, rút ngắn thời gian phục vụ, cá nhân hóa sản phẩm hoặc tăng cường chăm sóc sau bán hàng. Nếu doanh nghiệp không làm rõ vấn đề khách hàng nào cần giải quyết và giá trị nào cần được ưu tiên, mỗi bộ phận sẽ tự diễn giải định hướng theo góc nhìn của mình.

Một chiến lược được trình bày rõ ràng cần vượt ra ngoài những khẩu hiệu. Nó phải thể hiện những lựa chọn cụ thể, cơ sở của các lựa chọn đó và những hệ quả đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Chiến lược chứa quá nhiều thông tin nhưng thiếu thông điệp cốt lõi

Một bản chiến lược có thể bao gồm phân tích thị trường, dữ liệu khách hàng, đánh giá đối thủ, mô hình kinh doanh, mục tiêu tài chính, kế hoạch đầu tư và hàng loạt sáng kiến.

Những nội dung này có thể cần thiết cho quá trình hoạch định và quản lý chiến lược. Tuy nhiên, nếu tất cả đều được trình bày với mức độ quan trọng tương đương, người đọc khó nhận biết đâu là những lựa chọn quyết định hướng đi của doanh nghiệp.

Khi thông tin được trình bày quá nhiều mà không có cấu trúc ưu tiên, chiến lược dễ trở thành một tập hợp nội dung để tham khảo thay vì một định hướng để hành động.

Trình bày chiến lược không phải là đưa toàn bộ thông tin vào một tài liệu, mà là làm rõ những điều tổ chức cần hiểu và ghi nhớ để ra quyết định đúng.

Chiến lược được trình bày theo góc nhìn của ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo thường tiếp cận chiến lược thông qua thị trường, mô hình kinh doanh, lợi thế cạnh tranh, đầu tư và kết quả tài chính.

Trong khi đó, trưởng bộ phận cần hiểu chiến lược ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu, nguồn lực, năng lực và hoạt động của đơn vị mình. Nhân viên cần hiểu những ưu tiên đó liên quan thế nào đến công việc và các quyết định họ phải đưa ra.

Nếu chiến lược chỉ được trình bày bằng ngôn ngữ của cấp lãnh đạo, nội dung có thể đúng về mặt quản trị nhưng chưa đủ gần với thực tế vận hành để các cấp khác sử dụng.

Điều này không có nghĩa là mỗi cấp cần một chiến lược khác nhau. Doanh nghiệp cần một định hướng thống nhất, nhưng phải giải thích định hướng đó theo vai trò, trách nhiệm và phạm vi quyết định của từng cấp.

Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa truyền đạt chiến lược và phổ biến mục tiêu

Một buổi họp công bố mục tiêu doanh thu, tỷ lệ tăng trưởng, ngân sách hoặc các chương trình trọng điểm chưa chắc đã giúp tổ chức hiểu chiến lược.

Các chỉ tiêu cho biết doanh nghiệp muốn đạt kết quả gì. Nhưng để hiểu chiến lược, đội ngũ còn cần biết doanh nghiệp lựa chọn hướng đi nào, vì sao lựa chọn hướng đi đó, những năng lực nào cần được xây dựng và những ưu tiên nào phải thay đổi.

Nếu chỉ phổ biến mục tiêu mà không giải thích logic chiến lược đằng sau, tổ chức có thể biết mình phải đạt con số nào nhưng vẫn không biết nên đưa ra quyết định gì khi thực tế khác với kế hoạch.

Trình bày chiến lược thực chất cần đạt được điều gì?

Mục tiêu của trình bày chiến lược không phải là bảo đảm mọi người thuộc lòng một bộ slide. Mục tiêu là tạo ra sự hiểu biết đủ thống nhất để các cấp trong tổ chức có thể đưa ra những quyết định phù hợp với định hướng chung.

Có thể xem xét bốn kết quả cần đạt được.

Thứ nhất, hiểu đúng định hướng. Mọi người cần hiểu doanh nghiệp đang lựa chọn hướng phát triển nào, phục vụ những nhóm khách hàng nào và muốn tạo ra giá trị gì.

Thứ hai, hiểu lý do của các lựa chọn. Đội ngũ cần nắm được những cơ sở quan trọng khiến doanh nghiệp lựa chọn hướng đi đó, bao gồm bối cảnh thị trường, năng lực doanh nghiệp và các điều kiện cạnh tranh.

Thứ ba, hiểu những ưu tiên và đánh đổi. Chiến lược không chỉ xác định việc cần làm mà còn giúp doanh nghiệp xác định điều gì quan trọng hơn, điều gì cần giảm ưu tiên và cơ hội nào không nên theo đuổi.

Thứ tư, hiểu hệ quả đối với công việc. Các cấp quản lý cần có khả năng chuyển định hướng chiến lược thành mục tiêu, lựa chọn nguồn lực và quyết định trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Bốn kết quả này tạo thành một chuỗi logic: hiểu doanh nghiệp muốn đi đâu, vì sao lựa chọn hướng đi đó, cần ưu tiên điều gì và bản thân phải đóng góp như thế nào.

Xây dựng cấu trúc trình bày chiến lược như thế nào?

Một bản trình bày chiến lược có thể được tổ chức theo sáu nội dung chính.

Bối cảnh và vấn đề chiến lược

Bắt đầu bằng việc giải thích doanh nghiệp đang ở đâu, những thay đổi nào đang diễn ra trên thị trường và vấn đề quan trọng nào cần được giải quyết.

Phần này không cần trình bày toàn bộ dữ liệu nghiên cứu. Nó cần làm rõ những thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn chiến lược.

Ví dụ, doanh nghiệp không chỉ nêu rằng thị trường đang tăng trưởng chậm, mà cần giải thích sự thay đổi đó ảnh hưởng như thế nào đến mô hình kinh doanh hiện tại và vì sao doanh nghiệp cần xem xét lại hướng phát triển.

Mục tiêu chiến lược

Làm rõ những kết quả quan trọng doanh nghiệp muốn đạt được trong một giai đoạn xác định.

Mục tiêu cần đủ cụ thể để đánh giá tiến độ, nhưng phải được đặt trong mối quan hệ với những lựa chọn chiến lược. Một mục tiêu tăng trưởng doanh thu, chẳng hạn, cần gắn với thị trường, sản phẩm hoặc động lực tăng trưởng mà doanh nghiệp lựa chọn.

Những lựa chọn chiến lược cốt lõi

Đây là phần trung tâm của bản trình bày.

Doanh nghiệp cần làm rõ mình sẽ tập trung vào thị trường và khách hàng nào, tạo ra giá trị gì, cạnh tranh bằng cách nào và những năng lực nào đóng vai trò quyết định.

Đồng thời, cần chỉ ra những lựa chọn không theo đuổi hoặc những hoạt động phải giảm ưu tiên. Nếu không có phần này, bản chiến lược dễ trở thành danh sách các mong muốn thay vì thể hiện những quyết định thực sự.

Các ưu tiên chiến lược

Chuyển những lựa chọn cốt lõi thành một số ưu tiên cần được tập trung nguồn lực.

Mỗi ưu tiên cần có mối liên hệ rõ ràng với chiến lược và giải thích được vì sao nó quan trọng. Không nên coi mọi dự án đang triển khai là một ưu tiên chiến lược, bởi điều đó làm giảm khả năng tập trung của tổ chức.

Yêu cầu đối với tổ chức

Làm rõ chiến lược đòi hỏi doanh nghiệp thay đổi điều gì về năng lực, cơ cấu tổ chức, trách nhiệm quản lý, quy trình phối hợp và cách phân bổ nguồn lực.

Đây là phần kết nối chiến lược với tổ chức. Nếu doanh nghiệp lựa chọn một hướng cạnh tranh mới nhưng không xác định những năng lực và thay đổi cần thiết, chiến lược khó được chuyển hóa thành thực tế.

Cơ chế thực thi và đánh giá

Cuối cùng, cần xác định cách doanh nghiệp theo dõi kết quả, đánh giá tiến độ và xử lý những vấn đề phát sinh.

Đội ngũ cần hiểu không chỉ điều gì phải đạt được, mà còn cách đánh giá mức độ đóng góp vào chiến lược và cơ chế xử lý khi kết quả không diễn ra như kỳ vọng.

Sáu nội dung trên không nhất thiết phải tương ứng với sáu chương hoặc sáu slide. Chúng là cấu trúc logic giúp bản trình bày trả lời đầy đủ các câu hỏi quan trọng, từ lý do cần lựa chọn đến cách tổ chức thực hiện.

Làm thế nào để các cấp trong tổ chức hiểu chiến lược theo cùng một cách?

Một tài liệu được viết tốt là điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp cần kết hợp trình bày chiến lược với quá trình diễn giải và chuyển hóa theo từng cấp quản lý.

Cấp lãnh đạo: Thống nhất các lựa chọn chiến lược

Trước khi truyền đạt rộng rãi, đội ngũ lãnh đạo cần thống nhất về những lựa chọn cốt lõi, cơ sở của các lựa chọn và những đánh đổi đi kèm.

Nếu các thành viên ban lãnh đạo vẫn có cách hiểu khác nhau về chiến lược, việc truyền đạt xuống các cấp dưới sẽ khó tạo ra sự nhất quán.

Cấp quản lý: Chuyển chiến lược thành định hướng của đơn vị

Các trưởng bộ phận cần hiểu chiến lược chung và xác định những yêu cầu đối với đơn vị mình: năng lực nào cần phát triển, hoạt động nào cần thay đổi, nguồn lực nào cần ưu tiên và kết quả nào cần đóng góp.

Đây là quá trình diễn giải chiến lược thành định hướng quản lý, không phải tự xây dựng một chiến lược độc lập cho từng bộ phận.

Cấp nhân viên: Làm rõ ý nghĩa đối với công việc

Nhân viên không nhất thiết phải nắm toàn bộ mô hình phân tích hay các quyết định đầu tư ở cấp doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ cần hiểu những ưu tiên liên quan đến công việc, tiêu chuẩn cần đáp ứng và cách các quyết định hằng ngày hỗ trợ định hướng chung.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp lựa chọn cạnh tranh bằng độ tin cậy của dịch vụ, định hướng này cần được thể hiện trong cách xử lý yêu cầu khách hàng, kiểm soát chất lượng và phối hợp giữa các bộ phận, chứ không chỉ xuất hiện trong thông điệp truyền thông nội bộ.

Kiểm tra mức độ hiểu thay vì chỉ kiểm tra mức độ tiếp nhận

Số người tham dự cuộc họp, số lượt đọc tài liệu hoặc mức độ ghi nhớ thông điệp không đủ để kết luận rằng chiến lược đã được hiểu đúng.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông qua những câu hỏi tình huống:

• Theo anh/chị, ba ưu tiên quan trọng nhất của doanh nghiệp là gì?
• Những quyết định nào cần thay đổi để phù hợp với chiến lược?
• Nếu hai mục tiêu xung đột, anh/chị sẽ dựa vào nguyên tắc nào để xác định ưu tiên?
• Đơn vị của anh/chị cần thay đổi điều gì để đóng góp vào chiến lược?

Nếu các cấp đưa ra những câu trả lời mâu thuẫn, đó là dấu hiệu cần làm rõ lại nội dung hoặc cách diễn giải chiến lược.

Những nguyên tắc cần tuân thủ khi trình bày chiến lược

Rõ ràng hơn là phức tạp. Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, giải thích thuật ngữ chuyên môn và loại bỏ những nội dung không giúp làm rõ lựa chọn chiến lược.

Logic hơn là liệt kê. Các nội dung cần được kết nối theo quan hệ giữa bối cảnh, lựa chọn, ưu tiên và yêu cầu thực thi, thay vì trình bày như những phần độc lập.

Nhất quán về nội dung, linh hoạt về cách diễn giải. Toàn tổ chức cần hiểu cùng một định hướng chiến lược, nhưng mỗi cấp có thể cần cách giải thích và mức độ chi tiết khác nhau.

Cụ thể về lựa chọn và đánh đổi. Không chỉ nói doanh nghiệp muốn đạt điều gì, mà cần làm rõ doanh nghiệp sẽ tập trung vào đâu, cạnh tranh bằng cách nào và không ưu tiên điều gì.

Gắn với quyết định thực tế. Chiến lược phải giúp các cấp đưa ra lựa chọn trong công việc, không chỉ giúp họ hiểu một tài liệu.

Kết luận

Trình bày chiến lược là một phần quan trọng của quá trình hoạch định và thực thi chiến lược. Một chiến lược chỉ thực sự có khả năng định hướng tổ chức khi những lựa chọn cốt lõi được truyền đạt rõ ràng, được hiểu nhất quán và có thể chuyển hóa thành các quyết định ở những cấp khác nhau.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem trình bày chiến lược đơn thuần là công việc hoàn thiện slide hoặc tổ chức một buổi công bố kế hoạch. Đó là quá trình thiết kế cách chiến lược được giải thích, diễn giải và kết nối với công việc của toàn tổ chức.