Tiêu chuẩn bền vững và tuân thủ trong may mặc

Ngành Thời trang và May mặc đang chịu áp lực ngày càng lớn trong việc kiểm soát tác động môi trường, bảo đảm điều kiện lao động và minh bạch thông tin trong chuỗi cung ứng. Những yêu cầu này đến từ nhiều phía: quy định pháp luật tại các thị trường, tiêu chuẩn của khách hàng quốc tế, yêu cầu từ đối tác phân phối và kỳ vọng ngày càng cao về trách nhiệm của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu, việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng không còn chỉ dừng lại ở giá thành, chất lượng và thời hạn giao hàng. Doanh nghiệp có thể cần cung cấp thông tin về nguồn gốc nguyên liệu, quy trình sản xuất, điều kiện lao động, mức tiêu thụ năng lượng, quản lý hóa chất và xử lý chất thải. Những yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào thị trường, sản phẩm, đối tác và quy định áp dụng.

Trong khi đó, chuỗi cung ứng thời trang thường trải dài qua nhiều nhà cung cấp, xưởng gia công và quốc gia. Doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm soát nhà máy của mình nhưng lại gặp khó khăn khi thu thập thông tin hoặc xác minh thực tiễn tại các mắt xích phía trước.

Đáp ứng tiêu chuẩn bền vững và tuân thủ vì thế không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận pháp lý hay hoạt động lập báo cáo. Đây là bài toán quản trị liên quan đến chiến lược thị trường, thiết kế chuỗi cung ứng, cơ cấu trách nhiệm, hệ thống dữ liệu và khả năng kiểm soát hoạt động trên toàn doanh nghiệp.

Yêu cầu tuân thủ ngày càng đa dạng giữa các thị trường

Doanh nghiệp thời trang hoạt động tại nhiều thị trường có thể phải đáp ứng những hệ thống quy định và tiêu chuẩn khác nhau. Yêu cầu về thành phần sản phẩm, hóa chất, nhãn hàng hóa, an toàn sản phẩm, xuất xứ, lao động và công bố thông tin có thể khác nhau tùy theo quốc gia và loại sản phẩm.

Bên cạnh quy định pháp luật, các thương hiệu và nhà bán lẻ lớn còn có thể áp dụng bộ quy tắc riêng đối với nhà cung cấp. Những yêu cầu này có thể bao gồm tiêu chuẩn về điều kiện làm việc, kiểm soát chất lượng, truy xuất nguồn gốc, sử dụng nguyên liệu hoặc đánh giá tác động môi trường.

Điều này tạo ra áp lực đáng kể đối với doanh nghiệp có nguồn lực quản trị hạn chế. Một doanh nghiệp cung ứng cho nhiều khách hàng có thể phải xử lý nhiều bộ tiêu chuẩn, biểu mẫu, lịch đánh giá và yêu cầu báo cáo cùng lúc. Nếu không có hệ thống theo dõi thống nhất, doanh nghiệp dễ bỏ sót nghĩa vụ, sử dụng thông tin không nhất quán hoặc phát hiện vấn đề quá muộn.

Rủi ro không chỉ nằm ở khả năng vi phạm quy định. Việc không đáp ứng yêu cầu của khách hàng còn có thể dẫn đến trì hoãn đơn hàng, phát sinh chi phí khắc phục hoặc mất cơ hội tham gia chuỗi cung ứng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ những yêu cầu nào mang tính bắt buộc theo pháp luật, những yêu cầu nào phát sinh từ hợp đồng hoặc tiêu chuẩn của đối tác, từ đó xây dựng cơ chế quản lý tương ứng. Không nên áp dụng một danh sách tiêu chuẩn chung cho mọi thị trường mà thiếu bước xác định phạm vi và tính phù hợp.

Khó kiểm soát điều kiện lao động trong chuỗi cung ứng

Ngành may mặc sử dụng lực lượng lao động lớn và thường có mạng lưới gia công gồm nhiều đơn vị với quy mô, năng lực quản lý và điều kiện vận hành khác nhau. Khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất hoặc thuê ngoài một phần công đoạn, việc bảo đảm các yêu cầu về lao động có thể trở nên phức tạp hơn.

Các vấn đề cần kiểm soát có thể liên quan đến thời giờ làm việc, tiền lương, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, điều kiện làm việc, hồ sơ lao động và việc thực hiện những nghĩa vụ pháp lý có liên quan.

Nếu doanh nghiệp chỉ đánh giá đối tác dựa trên đơn giá và năng lực giao hàng, những vấn đề về điều kiện lao động có thể không được phát hiện kịp thời. Đặc biệt, khi đơn hàng tăng đột biến hoặc thời hạn giao hàng bị rút ngắn, áp lực tiến độ có thể làm gia tăng nguy cơ phát sinh những thực tiễn không phù hợp nếu năng lực quản lý của nhà cung cấp không đáp ứng.

Đối với doanh nghiệp sở hữu thương hiệu, trách nhiệm quản trị còn gắn với khả năng lựa chọn, đánh giá và giám sát các đối tác trong chuỗi cung ứng. Việc thuê ngoài sản xuất không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua rủi ro phát sinh từ hoạt động của các đối tác đó.

Để kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp cần đưa tiêu chí lao động vào quá trình lựa chọn nhà cung cấp, thiết lập yêu cầu hợp tác rõ ràng, thực hiện đánh giá phù hợp với mức độ rủi ro và có cơ chế khắc phục khi phát hiện vấn đề. Đồng thời, yêu cầu về tiến độ và chi phí phải tương thích với năng lực thực tế của đối tác, thay vì tạo ra áp lực khiến các tiêu chuẩn đã cam kết khó được duy trì.

Khó truy xuất nguồn gốc và xác minh thông tin nguyên liệu

Để chứng minh sản phẩm đáp ứng các yêu cầu liên quan đến nguồn gốc hoặc tính bền vững, doanh nghiệp cần có dữ liệu đáng tin cậy về nguyên liệu và các công đoạn liên quan.

Tuy nhiên, một sản phẩm may mặc có thể sử dụng nhiều loại nguyên liệu, được cung cấp bởi nhiều đơn vị và trải qua nhiều công đoạn xử lý. Thông tin về thành phần, xuất xứ hoặc chứng từ liên quan có thể nằm ở những hệ thống khác nhau, sử dụng định dạng không thống nhất hoặc không được cập nhật đầy đủ.

Khi khách hàng yêu cầu xác minh thông tin, doanh nghiệp có thể phải thu thập dữ liệu từ nhiều nhà cung cấp và đối chiếu giữa hồ sơ mua hàng, chứng từ nguyên liệu, thông tin sản xuất và dữ liệu thành phẩm. Nếu thiếu cơ chế quản lý xuyên suốt, quá trình này có thể tốn nhiều thời gian và vẫn không bảo đảm độ tin cậy cần thiết.

Vấn đề càng đáng chú ý khi doanh nghiệp sử dụng những tuyên bố như “nguyên liệu tái chế”, “nguồn cung có trách nhiệm” hoặc các mô tả liên quan đến tác động môi trường. Những tuyên bố này cần có căn cứ phù hợp; nếu dữ liệu không đầy đủ hoặc cách diễn đạt vượt quá bằng chứng có thể xác minh, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về tuân thủ và uy tín.

Vì vậy, truy xuất nguồn gốc không nên được xử lý như một nhiệm vụ thu thập hồ sơ vào thời điểm khách hàng yêu cầu. Doanh nghiệp cần xác định những dữ liệu phải quản lý, quy định trách nhiệm cung cấp và xác minh thông tin, đồng thời thiết lập khả năng liên kết dữ liệu từ nguyên liệu đến sản phẩm hoàn thiện.

Áp lực kiểm soát tác động môi trường trong sản xuất

Hoạt động sản xuất thời trang có thể tạo ra những tác động môi trường liên quan đến sử dụng nước, năng lượng, hóa chất, phát thải và chất thải. Mức độ tác động phụ thuộc vào loại nguyên liệu, công nghệ sản xuất, công đoạn xử lý và điều kiện vận hành tại từng cơ sở.

Đối với doanh nghiệp, thách thức nằm ở việc xác định chính xác những nguồn tác động trọng yếu và tổ chức kiểm soát chúng trong điều kiện nguồn lực có hạn. Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn dữ liệu đầy đủ về mức tiêu thụ tài nguyên, lượng chất thải hoặc tác động phát sinh từ từng công đoạn.

Nếu chỉ dựa vào những số liệu tổng hợp, nhà quản lý sẽ khó xác định khâu nào đang sử dụng tài nguyên chưa hiệu quả, công đoạn nào có nguy cơ cao hoặc biện pháp cải thiện nào có thể tạo ra tác động đáng kể.

Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng nhiều xưởng gia công có thể không trực tiếp vận hành toàn bộ các công đoạn có tác động môi trường lớn. Khả năng kiểm soát khi đó phụ thuộc vào việc lựa chọn đối tác, yêu cầu cung cấp dữ liệu và cơ chế giám sát phù hợp.

Các biện pháp cải thiện như sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, giảm chất thải, kiểm soát hóa chất hoặc nâng cấp công nghệ cần được xem xét trên cơ sở dữ liệu và điều kiện vận hành thực tế. Nếu triển khai rời rạc, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí nhưng không xác định được hiệu quả hoặc không duy trì được kết quả lâu dài.

Do đó, quản lý môi trường cần được tích hợp vào hệ thống quản lý sản xuất, mua hàng và đầu tư. Mỗi mục tiêu cải thiện phải gắn với phạm vi áp dụng, người chịu trách nhiệm, chỉ số theo dõi và cơ chế đánh giá kết quả.

Chi phí tuân thủ và đầu tư cải thiện tạo áp lực lên biên lợi nhuận

Để đáp ứng các tiêu chuẩn về môi trường, lao động và chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào hệ thống dữ liệu, đào tạo nhân sự, đánh giá nhà cung cấp, kiểm nghiệm sản phẩm, nâng cấp thiết bị hoặc cải thiện điều kiện vận hành.

Những khoản đầu tư này có thể tạo ra giá trị dài hạn nhưng vẫn gây áp lực lên dòng tiền, đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp gia công hoạt động theo hợp đồng có biên lợi nhuận hạn chế.

Trong một số trường hợp, khách hàng yêu cầu nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn cao hơn nhưng điều kiện thương mại chưa phản ánh đầy đủ chi phí phát sinh. Doanh nghiệp khi đó phải cân nhắc giữa việc đầu tư để duy trì cơ hội kinh doanh và khả năng bảo đảm hiệu quả tài chính.

Nếu chỉ nhìn nhận tuân thủ như một khoản chi phí bắt buộc, doanh nghiệp có thể trì hoãn đầu tư cho đến khi phát sinh yêu cầu khẩn cấp. Cách tiếp cận này dễ dẫn đến những dự án khắc phục tốn kém, triển khai vội vàng và làm gián đoạn hoạt động sản xuất.

Ngược lại, đầu tư dàn trải vào nhiều sáng kiến mà không xác định mức độ ưu tiên cũng có thể khiến nguồn lực bị phân tán. Không phải mọi vấn đề đều có cùng mức độ rủi ro hoặc yêu cầu xử lý ngay lập tức.

Doanh nghiệp cần phân loại các nghĩa vụ bắt buộc, rủi ro có khả năng ảnh hưởng lớn đến hoạt động và những cơ hội cải thiện hiệu quả. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể xây dựng lộ trình đầu tư theo thứ tự ưu tiên, cân đối giữa yêu cầu tuân thủ, lợi ích vận hành và khả năng tài chính.

Thiếu dữ liệu và cơ chế báo cáo đáng tin cậy

Các yêu cầu về tuân thủ và bền vững thường đòi hỏi doanh nghiệp thu thập thông tin từ nhiều nguồn: nhân sự, sản xuất, mua hàng, tài chính, nhà cung cấp và đơn vị logistics. Nếu mỗi bộ phận quản lý dữ liệu theo một cách riêng, việc tổng hợp và xác minh thông tin có thể trở nên phức tạp.

Một số dữ liệu có thể được ghi nhận thủ công, lưu trong các bảng tính riêng hoặc chỉ cập nhật khi có yêu cầu từ khách hàng. Khi quy mô kinh doanh tăng, cách quản lý này làm tăng nguy cơ sai lệch, thiếu hồ sơ và phụ thuộc vào kiến thức của một số cá nhân.

Hệ quả là doanh nghiệp khó đưa ra câu trả lời nhất quán khi đối tác yêu cầu cung cấp thông tin, khó theo dõi tiến độ khắc phục và khó chứng minh rằng những cam kết đã đưa ra được thực hiện trong thực tế.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ chỉ số cần theo dõi, hoạt động báo cáo có thể tập trung vào việc hoàn thành biểu mẫu thay vì hỗ trợ quản lý. Báo cáo được lập đầy đủ nhưng không giúp nhà quản lý nhận diện rủi ro hoặc đưa ra quyết định cải thiện sẽ có giá trị hạn chế.

Doanh nghiệp cần xác định bộ dữ liệu tối thiểu phù hợp với hoạt động và yêu cầu áp dụng, thống nhất cách ghi nhận, phân công trách nhiệm và thiết lập cơ chế kiểm tra. Dữ liệu phải có nguồn gốc, thời điểm cập nhật và người chịu trách nhiệm rõ ràng để có thể kiểm chứng khi cần thiết.

Trách nhiệm tuân thủ chưa được phân định rõ trong tổ chức

Tuân thủ và bền vững liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có cơ cấu quản trị tương ứng.

Bộ phận mua hàng có thể chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp nhưng chưa được giao nhiệm vụ đánh giá đầy đủ rủi ro về nguồn gốc nguyên liệu. Bộ phận sản xuất quản lý tiến độ và chất lượng nhưng chưa có chỉ số theo dõi mức tiêu thụ tài nguyên. Bộ phận pháp lý hoặc nhân sự có thể phụ trách một số yêu cầu riêng lẻ nhưng không nắm đầy đủ dữ liệu từ chuỗi cung ứng.

Nếu trách nhiệm không được phân định, các bộ phận có thể cho rằng một vấn đề thuộc phạm vi của đơn vị khác. Những công việc liên quan đến nhiều phòng ban dễ bị trì hoãn, thiếu người chịu trách nhiệm cuối cùng hoặc chỉ được thực hiện khi có yêu cầu kiểm tra từ bên ngoài.

Vấn đề này thường không thể giải quyết chỉ bằng cách thành lập thêm một bộ phận chuyên trách. Nếu bộ phận đó không có quyền hạn, nguồn lực và cơ chế phối hợp phù hợp, công việc vẫn phụ thuộc vào sự hợp tác tự phát của các đơn vị khác.

Doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của lãnh đạo, các bộ phận chức năng và người phụ trách từng quy trình. Đồng thời, cần thiết lập cơ chế báo cáo, phê duyệt, xử lý vi phạm và theo dõi khắc phục để bảo đảm những yêu cầu liên quan đến tuân thủ được thực hiện trong hoạt động thường ngày.

Cam kết bền vững chưa gắn với năng lực vận hành thực tế

Trước kỳ vọng của thị trường, doanh nghiệp có thể đưa ra những cam kết về nguyên liệu, môi trường, điều kiện lao động hoặc trách nhiệm trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, nếu những cam kết này không được chuyển thành mục tiêu cụ thể và yêu cầu vận hành, khoảng cách giữa thông điệp và thực tế có thể ngày càng lớn.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn tăng tỷ trọng nguyên liệu có nguồn gốc được xác minh nhưng chưa xây dựng tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp. Doanh nghiệp muốn giảm tác động môi trường nhưng chưa có dữ liệu nền để xác định mức giảm phù hợp. Hoặc doanh nghiệp cam kết duy trì tiêu chuẩn lao động trong chuỗi cung ứng nhưng chưa thiết lập quy trình đánh giá và khắc phục đối với đối tác.

Trong những trường hợp này, vấn đề không chỉ là thiếu công cụ đo lường. Nó còn phản ánh sự thiếu liên kết giữa định hướng chiến lược, quyết định phân bổ nguồn lực, trách nhiệm tổ chức và cơ chế quản lý thực thi.

Một cam kết chỉ có thể duy trì khi doanh nghiệp xác định được phạm vi, mục tiêu, nguồn lực và cách đánh giá kết quả. Nếu không, hoạt động bền vững dễ trở thành một tập hợp sáng kiến riêng lẻ, phụ thuộc vào chiến dịch hoặc yêu cầu ngắn hạn từ đối tác.

Doanh nghiệp cần chuyển các cam kết thành kế hoạch thực thi có thứ tự ưu tiên, gắn với quy trình vận hành và cơ chế giám sát. Mọi tuyên bố ra bên ngoài cần phù hợp với bằng chứng có thể xác minh và năng lực thực tế của doanh nghiệp.

Thách thức cốt lõi: Tích hợp tuân thủ và bền vững vào hệ thống quản trị

Đối với ngành Thời trang và May mặc, đáp ứng tiêu chuẩn bền vững và tuân thủ không đơn thuần là hoàn thành hồ sơ hoặc vượt qua một đợt đánh giá của khách hàng. Thách thức thực sự là xây dựng năng lực quản trị giúp doanh nghiệp duy trì việc tuân thủ trong hoạt động thường ngày, kể cả khi quy mô, thị trường và mạng lưới cung ứng thay đổi.

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi:

• Strategy – Chiến lược: Những yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn khách hàng và mục tiêu bền vững nào có ảnh hưởng trọng yếu đến thị trường, sản phẩm và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp?
• Organization – Tổ chức: Trách nhiệm về tuân thủ, dữ liệu, nhà cung cấp, lao động và môi trường được phân công, phối hợp và giám sát như thế nào?
• Managing – Quản lý: Doanh nghiệp kiểm soát việc thực hiện tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch, xử lý rủi ro và xác minh kết quả bằng những quy trình và chỉ số nào?

Nếu ba yếu tố này không được kết nối, doanh nghiệp có thể phải liên tục xử lý các yêu cầu phát sinh, thu thập hồ sơ vào phút cuối hoặc đầu tư khắc phục khi vấn đề đã trở nên nghiêm trọng. Ngược lại, khi tuân thủ được tích hợp vào hệ thống quản trị, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc kiểm soát rủi ro, sử dụng nguồn lực và duy trì quan hệ với khách hàng, đối tác.