VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Đào tạo chỉ có giá trị khi giải quyết một khoảng cách năng lực gắn với công việc và hướng phát triển cụ thể
Hoạt động đào tạo và phát triển (Learning & Development, L&D) dễ lãng phí nguồn lực khi doanh nghiệp bắt đầu từ câu hỏi nên tổ chức khóa học gì thay vì nhân sự nào đang cần phát triển năng lực nào để làm công việc nào. Đào tạo trong doanh nghiệp phải bám vào vị trí, quy trình và hướng phát triển, khác với giáo dục chung mang tính kiến thức rộng.
Đào tạo cũng không nên tách khỏi lộ trình nghề nghiệp. Khi một người được chuẩn bị cho vị trí hoặc trách nhiệm lớn hơn, chương trình học mới có bối cảnh để họ hiểu vì sao phải học và sẽ áp dụng ở đâu. Nếu chưa có dự định phát triển cụ thể, một chương trình dù hay vẫn có thể không tạo động lực hoặc không chuyển thành thay đổi trong công việc.
Bess & Company phân biệt ba thời điểm đào tạo: trước khi làm để chuẩn bị văn hóa và cách làm, trong khi làm để hỗ trợ vấn đề phát sinh ngay tại công việc, và sau khi đã có dữ liệu đánh giá để phát triển điểm mạnh hoặc khắc phục khoảng cách năng lực. Tần suất và cách tổ chức thay đổi theo cấp độ nhân sự, nhưng nguyên lý chung là đào tạo phải có mục đích và căn cứ.
Phòng nhân sự tổ chức hệ thống đào tạo, còn quản lý chuyên môn và những người có kinh nghiệm phải tham gia xác định nhu cầu, hướng dẫn và đánh giá khả năng áp dụng. Khi người đi trước có trách nhiệm đào tạo lại người phía sau, doanh nghiệp dần hình thành nguồn học tập nội bộ thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp bên ngoài.
Năm hạng mục từ khoảng cách năng lực đến hiệu quả sau đào tạo
Nhu cầu đào tạo
Xác định khoảng cách năng lực thực sự có thể giải bằng học tập hoặc rèn luyện.
Thiết kế chương trình
Chốt mục tiêu học, nội dung, thứ tự, hình thức, người hướng dẫn và bài thực hành.
Tổ chức đào tạo
Chuẩn bị người học, người dạy, lịch, công cụ và điều kiện triển khai.
Kết quả học tập
Kiểm tra người học đã hiểu và thực hiện được gì ngay sau chương trình.
Hiệu quả sau đào tạo
Quan sát khi người học quay lại công việc để biết khoảng cách ban đầu có giảm không.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Các hạng mục trong đào tạo nhân sự
Chúng tôi tổ chức đào tạo như một vòng từ khoảng cách năng lực tới chương trình, trải nghiệm học và kết quả sau áp dụng. Mỗi hạng mục đều phải trả lời được đào tạo cho ai, để làm việc gì, cần thay đổi năng lực nào và bằng chứng nào cho thấy việc học đã tạo tác động.
Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo được xác định từ yêu cầu của vị trí, quy trình công việc, kết quả đánh giá, kế hoạch bổ nhiệm hoặc những vấn đề thực tế mà nhân sự đang gặp. Chúng tôi phân biệt vấn đề do thiếu kiến thức hoặc kỹ năng với vấn đề do quy trình, nguồn lực, quyền hạn hay động lực, vì không phải sai lệch nào cũng nên giải bằng đào tạo.
Kết quả là một khoảng cách năng lực đủ cụ thể cho từng nhóm hoặc cá nhân, kèm mức ưu tiên và thời điểm cần xử lý. Việc này giúp doanh nghiệp tránh mở một chương trình chung cho nhiều người chỉ vì chủ đề đang phổ biến nhưng không liên quan trực tiếp tới công việc của họ.
Thiết kế chương trình đào tạo
Từ nhu cầu đã rõ, chúng tôi xác định mục tiêu học tập, nội dung, thứ tự, hình thức, người hướng dẫn, bài thực hành và tài liệu cần thiết. Nội dung phải bám vào cách công việc thực sự được thực hiện trong doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình, tiêu chí và tình huống mà người học sẽ gặp.
Chương trình có thể tổ chức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp tùy đối tượng và nội dung. Với đào tạo nội bộ, chúng tôi ưu tiên sử dụng tình huống, tài liệu và người hướng dẫn hiểu chính hệ thống của doanh nghiệp để khoảng cách giữa lớp học và nơi làm việc không quá lớn.
Tổ chức đào tạo
Chúng tôi chuẩn bị lịch, danh sách người học, giảng viên hoặc người hướng dẫn, không gian, công cụ, tài liệu và cách ghi nhận tham dự trước khi chương trình bắt đầu. Người học cần biết mục tiêu, yêu cầu chuẩn bị và kết quả mong đợi để buổi đào tạo không trở thành một hoạt động tách khỏi công việc.
Trong quá trình đào tạo, phản hồi, câu hỏi và những khó khăn lặp lại được ghi nhận để người phụ trách biết phần nào của nội dung hoặc quy trình công việc còn chưa rõ. Với đào tạo tại chỗ, người hướng dẫn cần có thời gian và trách nhiệm cụ thể để việc kèm cặp không phụ thuộc vào thiện chí cá nhân.
Đánh giá kết quả học tập
Đánh giá kết quả học tập kiểm tra người học đã hiểu và thực hiện được những gì ngay sau chương trình. Tùy nội dung, doanh nghiệp có thể sử dụng câu hỏi, bài thực hành, mô phỏng, sản phẩm công việc hoặc quan sát theo tiêu chí đã đặt từ đầu.
Mục tiêu không phải tạo thêm một bài kiểm tra cho đủ thủ tục mà xác nhận liệu người học đã đạt chuẩn tối thiểu để áp dụng hay cần hỗ trợ thêm. Kết quả cũng cho thấy phần nào của chương trình chưa truyền đạt hiệu quả để được chỉnh trước lần đào tạo tiếp theo.
Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Hiệu quả sau đào tạo chỉ được nhìn rõ khi nhân sự quay lại công việc. Chúng tôi theo dõi xem hành vi, chất lượng đầu ra, khả năng thực hiện quy trình hoặc khoảng cách năng lực ban đầu có thay đổi hay không trong khoảng thời gian phù hợp với loại công việc.
Nếu người học đạt kết quả trong lớp nhưng không áp dụng được, nguyên nhân có thể nằm ở môi trường, quy trình, quyền hạn, quản lý trực tiếp hoặc chính thiết kế chương trình. Phân tích này giúp doanh nghiệp không vội kết luận người học thiếu ý thức và cũng không tiếp tục lặp lại một khóa đào tạo không giải quyết đúng vấn đề.
Đào tạo chỉ có giá trị khi khoảng cách năng lực được chuyển thành thay đổi trong công việc
KHOẢNG CÁCH NĂNG LỰC
Bắt đầu từ yêu cầu vị trí, kết quả thực tế và nguyên nhân đúng; không phải vấn đề nào cũng giải bằng đào tạo.
HỌC TẬP
Thiết kế và tổ chức trải nghiệm giúp người học hiểu, thực hành và đạt chuẩn cần thiết.
CÔNG VIỆC
Theo dõi hành vi, chất lượng đầu ra và khả năng thực hiện quy trình sau khi quay lại làm việc.
Biến đào tạo từ một hoạt động theo lịch thành một hệ thống phát triển năng lực
Đào tạo có giá trị khi doanh nghiệp biết ai cần học, cần học gì, để đảm nhận công việc hoặc vị trí nào và sau học phải thay đổi điều gì trong thực tế. Khi dữ liệu trước và sau đào tạo được nối với nhau, phòng nhân sự có thể ưu tiên những chương trình thực sự tạo năng lực thay vì chạy theo số buổi hoặc số người tham gia.
Qua thời gian, những người đã đạt mức năng lực cao hơn có thể tiếp tục hướng dẫn lớp phía sau. Đây là nền để tổ chức hình thành đội ngũ kế thừa và giảm phụ thuộc vào việc mỗi lần cần năng lực mới lại phải tuyển từ bên ngoài hoặc mua chương trình đào tạo chung.
Đào tạo nhân sự tốt không bắt đầu từ một khóa học mà từ một công việc hoặc vai trò cần được làm tốt hơn. Khi nhu cầu, chương trình và kết quả sau áp dụng được nối liền, việc học mới trở thành một phần thực sự của quá trình phát triển con người.
