VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Sơ đồ tổ chức biến các nhóm công việc thành một cấu trúc con người, trách nhiệm và quyền hạn
Sau khi hệ thống công việc đã được phân tích, doanh nghiệp đã biết những nhóm việc nào phải tồn tại. Thiết kế sơ đồ tổ chức trả lời câu hỏi tiếp theo: nhóm việc đó sẽ nằm ở đơn vị nào, ai chịu trách nhiệm, cấp nào quản lý cấp nào và các đơn vị phải kết nối với nhau ra sao để toàn bộ chuỗi hoạt động không bị chia cắt.
Theo phương pháp thiết kế tổ chức của S.O.M Method™, cấu trúc không được chọn vì một sơ đồ nào đó phổ biến trên thị trường. Cấu trúc phải phục vụ chiến lược cấp công ty, phản ánh cách doanh nghiệp muốn mở rộng và phù hợp với số dự án, số chuyên môn cùng số tầng quản lý thực sự cần có. Vì vậy, cùng là doanh nghiệp nhỏ nhưng hai hướng phát triển khác nhau có thể cần hai logic tổ chức khác nhau.
Mục tiêu không phải tạo ra một sơ đồ đẹp, mà làm rõ phạm vi của từng ô và quan hệ giữa các ô. Khi trách nhiệm, báo cáo và quyền quyết định không rõ, công việc vẫn có thể được hoàn thành ở quy mô nhỏ nhờ người chủ can thiệp trực tiếp, nhưng khi mở rộng thì những khoảng mờ này nhanh chóng trở thành xung đột, quá tải quản lý và điểm nghẽn ra quyết định.
Năm tầng quản lý trong khung tham chiếu tổ chức
Chủ sở hữu và quản trị
Giữ quyền sở hữu, định hướng và các quyết định quản trị ở cấp cao nhất.
Điều hành doanh nghiệp
Chịu trách nhiệm vận hành toàn doanh nghiệp và kết nối các chuyên môn.
Quản lý chuyên môn
Chịu kết quả của từng lĩnh vực chức năng hoặc đơn vị chuyên môn.
Quản lý nhóm
Điều phối một nhóm thực thi khi quy mô công việc thực sự cần thêm tầng quản lý.
Thực thi
Thực hiện công việc và tạo đầu ra theo vị trí đã được thiết kế.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Các hạng mục trong thiết kế sơ đồ tổ chức
Chúng tôi bắt đầu từ chiến lược và bản đồ công việc, chọn logic cấu trúc phù hợp, sau đó lần lượt xác định các đơn vị, tầng quản lý, quan hệ dọc, quan hệ ngang và mức phân quyền. Sơ đồ chỉ được hoàn thiện khi các phần này khớp với nhau và có thể giải thích được vì sao mỗi ô tồn tại.
Lựa chọn logic cấu trúc phù hợp với chiến lược
Chúng tôi đối chiếu hướng mở rộng của công ty với ba logic cấu trúc chính: công ty mẹ và công ty con phù hợp hơn khi doanh nghiệp hình thành nhiều đơn vị kinh doanh tương đối độc lập; cấu trúc theo chức năng phù hợp khi nhiều dòng sản phẩm vẫn dùng chung các chuyên môn cốt lõi; cấu trúc lai được cân nhắc khi doanh nghiệp cần vừa giữ năng lực chuyên môn chung vừa tổ chức theo dự án hoặc thị trường.
Lựa chọn này không cố định cho toàn bộ vòng đời doanh nghiệp. Giai đoạn thử nghiệm có thể chưa cần một cấu trúc đầy đủ vì mô hình còn thay đổi nhanh; khi mô hình đã được kiểm chứng, cấu trúc mới cần được hình thành rõ. Tái cấu trúc chỉ có ý nghĩa khi chiến lược hoặc bối cảnh phát triển thay đổi đủ lớn để logic tổ chức cũ không còn phù hợp.
Xác định các đơn vị, phòng và nhóm cần có
Từ các nhóm công việc đã chuẩn hoá, chúng tôi xác định những đơn vị nào cần tồn tại trong bộ máy và phạm vi chuyên môn của từng đơn vị. Việc gom nhóm không dựa vào tên phòng ban quen thuộc mà dựa trên công việc, đối tượng phục vụ, năng lực và nguồn lực mà nhóm đó cần sử dụng.
Ở cấp thực thi kinh doanh, Bess & Company sử dụng các nhóm chuyên môn phổ biến như thương hiệu, sản phẩm, sản xuất, phân phối và bán hàng, truyền thông, nhân sự và tài chính; tuy nhiên cấu trúc cụ thể vẫn phải được điều chỉnh theo ngành, mô hình và chiến lược. Một nhóm chỉ nên tách thành đơn vị riêng khi quy mô hoặc tính chuyên biệt của công việc thực sự cần một đầu mối trách nhiệm độc lập.
Phân tầng các cấp quản lý
Chúng tôi xác định những tầng quản lý cần thiết từ cấp chủ sở hữu và quản trị, cấp điều hành toàn doanh nghiệp, quản lý chuyên môn, quản lý nhóm cho tới thực thi. Bess & Company mô tả tối đa năm tầng trong khung tham chiếu, nhưng không có yêu cầu mọi doanh nghiệp phải dùng đủ năm tầng.
Số tầng phải đủ để trách nhiệm quản lý rõ nhưng không tạo thêm cấp trung gian chỉ để giữ hình thức. Khi quy mô còn nhỏ, một người có thể kiêm nhiều vai trò trong cấu trúc đã định; khi tổ chức lớn lên, các vị trí mới được điền dần vào. Điều quan trọng là tầm nhìn về bộ máy phải đủ rộng, còn việc lấp đầy nhân sự được thực hiện theo giai đoạn.
Thiết kế quan hệ báo cáo dọc
Quan hệ dọc làm rõ ai quản lý ai, ai chịu trách nhiệm cuối cùng cho một nhóm công việc và thông tin cần đi lên hoặc quyết định cần đi xuống qua những cấp nào. Chúng tôi thiết kế quan hệ này để mỗi vị trí có một phạm vi trách nhiệm đủ rõ và hạn chế tình trạng một người nhận chỉ đạo từ nhiều đầu mối có quyền lực ngang nhau.
Báo cáo dọc cũng là nền tảng để truy trách nhiệm khi kết quả lệch khỏi mong muốn. Nếu không biết một đầu ra thuộc chuỗi quản lý nào, người chủ sẽ phải can thiệp trực tiếp vào sự vụ. Khi tuyến báo cáo rõ, vấn đề có thể được đưa về đúng cấp chịu trách nhiệm thay vì mọi quyết định đều dồn lên lãnh đạo cao nhất.
Thiết kế quan hệ phối hợp ngang
Một sơ đồ chỉ có quan hệ cấp trên và cấp dưới vẫn chưa đủ để vận hành doanh nghiệp. Các bộ phận chuyên môn phải liên tục trao đổi đầu ra, thông tin và nguồn lực với nhau. Chúng tôi vì thế xác định những quan hệ phối hợp ngang quan trọng, đặc biệt tại các điểm mà công việc chuyển từ một chuyên môn sang chuyên môn khác.
Quan hệ ngang ở sơ đồ chỉ làm rõ ai cần phối hợp với ai và vì mục đích gì; cách phối hợp chi tiết sẽ tiếp tục được cụ thể hóa trong mô tả công việc và quy trình. Việc tách hai lớp này giúp sơ đồ không biến thành một tài liệu vận hành quá chi tiết nhưng vẫn thể hiện được các mắt xích liên phòng ban cần tồn tại.
Xác định nguyên tắc phân quyền
Mỗi ô trong cấu trúc cần có một phạm vi quyền hạn tương ứng với trách nhiệm được giao. Chúng tôi xác định loại quyết định nào có thể được xử lý tại từng cấp, quyết định nào phải xin ý kiến cấp trên và trường hợp nào cần phối hợp nhiều đơn vị trước khi chốt.
Phân quyền không có nghĩa là tách các bộ phận thành những vùng độc lập. Mục tiêu là để quyết định được đưa tới đúng nơi có thông tin và trách nhiệm, trong khi những vấn đề ảnh hưởng rộng vẫn được kiểm soát ở cấp phù hợp. Khi quyền hạn mơ hồ, người thực thi hoặc phải chờ phê duyệt quá nhiều, hoặc tự quyết vượt quá phạm vi và tạo xung đột với đơn vị khác.
Hoàn thiện sơ đồ tổ chức
Cuối cùng, chúng tôi tích hợp các đơn vị, tầng quản lý, tuyến báo cáo, quan hệ phối hợp và nguyên tắc phân quyền thành một sơ đồ có thể dùng làm khung cho toàn bộ tài liệu tổ chức phía sau. Sơ đồ phải đủ rõ để nhìn vào có thể hiểu ai chịu trách nhiệm cho nhóm việc nào, nhưng không cần nhồi toàn bộ quy trình và nhiệm vụ chi tiết vào một hình.
Cấu trúc là phương tiện hiện thực hóa chiến lược chứ không phải một thiết kế tồn tại độc lập. Vì vậy, sơ đồ được kiểm tra lại với hướng mở rộng, hệ thống công việc và nguồn lực hiện có; nếu ba phần không khớp nhau, chúng tôi quay lại đúng điểm phát sinh lệch để điều chỉnh trước khi viết mô tả cho từng vị trí.
Bảy hạng mục trong thiết kế sơ đồ tổ chức
Logic cấu trúc
Chọn cách tổ chức phù hợp với chiến lược và hướng mở rộng.
Đơn vị cần có
Chuyển nhóm công việc thành phòng, bộ phận hoặc nhóm có phạm vi rõ.
Tầng quản lý
Xác định số cấp cần thiết mà không tạo trung gian thừa.
Báo cáo dọc
Làm rõ ai quản lý ai và trách nhiệm đi theo tuyến nào.
Phối hợp ngang
Làm rõ các quan hệ liên đơn vị cần tồn tại.
Phân quyền
Xác định loại quyết định được xử lý ở từng cấp.
Hoàn thiện sơ đồ
Tích hợp đơn vị, cấp, quan hệ và quyền hạn thành một cấu trúc thống nhất.
Sơ đồ chỉ là khung, giá trị nằm ở trách nhiệm được làm rõ
Kết quả của thiết kế sơ đồ tổ chức là một cấu trúc đủ rõ về đơn vị, cấp quản lý, tuyến báo cáo, quan hệ phối hợp và phạm vi quyền hạn. Cấu trúc này giúp doanh nghiệp biết mỗi nhóm công việc nằm ở đâu và tạo một khung có thể được điền đầy dần khi quy mô tăng lên.
Từ đây, từng ô trên sơ đồ cần được chuyển thành một vai trò cụ thể bằng mô tả công việc. Nếu sơ đồ nói ai chịu trách nhiệm, mô tả công việc sẽ làm rõ người đó phải giải quyết vấn đề gì, tạo ra đầu ra nào, có quyền gì và cần những nguồn lực nào để hoàn thành vai trò.
Một sơ đồ tổ chức tốt không được đánh giá bằng số lượng phòng ban hay mức độ giống một doanh nghiệp lớn. Nó được đánh giá bằng việc công việc đã có nơi chịu trách nhiệm, quyền hạn không chồng chéo, các đơn vị biết phải phối hợp với ai và cấu trúc có thể tiếp tục được lấp đầy khi doanh nghiệp mở rộng mà không phải phá bỏ toàn bộ nền móng. Theo phương pháp thiết kế tổ chức của S.O.M Method™, sơ đồ tổ chức giúp đặt từng nhóm công việc vào đúng nơi chịu trách nhiệm, để việc giao việc và phối hợp sau này rõ ràng hơn.
