VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Thiết kế hệ thống sản xuất xác định cách sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra trước khi doanh nghiệp bắt đầu đầu tư và vận hành
Sau khi chiến lược sản xuất đã xác định doanh nghiệp sẽ tự chủ đến đâu, công việc tiếp theo không nên bắt đầu bằng việc mua máy hay thuê mặt bằng. Với hàng hóa, doanh nghiệp cần biết sản phẩm đi qua những công đoạn nào; với dịch vụ, cần biết khách hàng hoặc một ca dịch vụ đi qua những bước nào từ tiếp nhận đến hoàn tất. Từ đó mới xác định công nghệ, con người, thiết bị, không gian, năng lực xử lý và các điểm kiểm soát phù hợp.
Bess & Company nhìn hệ thống sản xuất như một chuỗi liên kết giữa đầu vào, con người, thiết bị, công nghệ, quy trình, thông tin, chất lượng và công suất. Với sản phẩm dịch vụ, chuỗi này thường phân tán tại nhiều điểm cung cấp và khách hàng tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra dịch vụ, nên việc chuẩn hoá cách vận hành giữa các điểm càng quan trọng.
Vì vậy, mục tiêu của thiết kế hệ thống sản xuất là tạo một cấu trúc đủ rõ để doanh nghiệp biết công việc phải diễn ra theo trình tự nào, cần công nghệ và nguồn lực gì, mỗi điểm có thể xử lý bao nhiêu và chất lượng được kiểm soát ở đâu. Với nhà máy, cấu trúc này thể hiện thành dây chuyền sản xuất; với quán cà phê, phòng khám hay trường học, nó thể hiện thành mô hình của từng điểm cung cấp dịch vụ và cách các điểm được nhân bản.
Với sản phẩm số, nguyên lý vẫn là thiết kế một hệ thống có thể nhân bản đầu ra với chất lượng ổn định, nhưng “dây chuyền” được thể hiện bằng môi trường kỹ thuật, luồng phát hành, năng lực xử lý và các điểm kiểm soát phiên bản. Bess & Company không đồng nhất ba hình thái sản phẩm; chúng tôi dùng cùng câu hỏi quản trị về đầu vào, công suất, chất lượng và khả năng lặp lại rồi chọn cấu trúc phù hợp với từng loại.
Sáu quyết định làm rõ một hệ thống sản xuất
Quy trình sản xuất
Xác định chuỗi công đoạn biến đầu vào thành sản phẩm hoặc kết quả dịch vụ.
Công nghệ sản xuất
Chọn phương tiện kỹ thuật phù hợp với chất lượng, công suất và nguồn lực.
Dây chuyền sản xuất
Xác định các trạm, khu vực hoặc cụm công việc cần có và quan hệ giữa chúng.
Luồng sản xuất
Làm rõ cách vật tư, con người, khách hàng và thông tin di chuyển giữa các khu vực.
Công suất sản xuất
Xác định khả năng toàn hệ thống có thể đáp ứng mà vẫn giữ chất lượng.
Kiểm soát chất lượng
Đặt các điểm kiểm tra cần thiết ngay trong bản thiết kế hệ thống.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Các hạng mục trong thiết kế hệ thống sản xuất
Chúng tôi đi từ cách sản phẩm hoặc dịch vụ cần được tạo ra tới công nghệ, các điểm thực hiện, luồng và công suất tương ứng. Các điểm kiểm soát chất lượng được đặt ngay trong thiết kế để chất lượng trở thành điều kiện của hệ thống từ đầu, thay vì chỉ được kiểm tra khi sản phẩm đã hoàn thành hoặc dịch vụ đã kết thúc.
Thiết kế quy trình sản xuất
Chúng tôi xác định chuỗi công đoạn cần thiết để biến đầu vào thành sản phẩm đạt yêu cầu hoặc đưa một ca dịch vụ từ tiếp nhận đến hoàn tất. Với hàng hóa, đầu vào thường là nguyên vật liệu và bán thành phẩm; với dịch vụ, đầu vào có thể gồm khách hàng, hồ sơ, thông tin, vật tư, không gian và nguồn lực chuyên môn. Quy trình phải làm rõ thứ tự, trách nhiệm, đầu ra của từng bước và điểm bàn giao giữa các bước.
Kết quả là một dòng công việc đủ rõ để doanh nghiệp tiếp tục lựa chọn công nghệ, bố trí nguồn lực và viết hướng dẫn vận hành chi tiết.
Lựa chọn công nghệ sản xuất
Công nghệ được lựa chọn theo yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ và điều kiện vận hành, không chỉ theo mức hiện đại hay giá mua. Với hàng hóa, công nghệ thường gắn nhiều với máy móc và phương pháp gia công; với dịch vụ, nó còn có thể là thiết bị chuyên môn, phần mềm, phương pháp phục vụ hoặc cách tổ chức công việc. Chúng tôi so sánh khả năng tạo ra chất lượng cần thiết, công suất có thể đáp ứng, độ ổn định, yêu cầu nhân lực và khả năng mở rộng.
Lựa chọn công nghệ phải đủ thực tế để doanh nghiệp có thể vận hành và bảo trì trong điều kiện nguồn lực của mình.
Thiết kế dây chuyền sản xuất
Từ quy trình và công nghệ đã chọn, chúng tôi xác định các trạm, khu vực hoặc cụm công việc cần có và mối liên hệ giữa chúng. Trong nhà máy, đây có thể là các công đoạn trên dây chuyền; trong dịch vụ, đó có thể là quầy tiếp nhận, khu vực chờ, phòng chuyên môn, bếp, quầy pha chế hoặc các bộ phận phục vụ nối tiếp nhau.
Mỗi điểm phải được đặt trong quan hệ với tốc độ của toàn hệ thống để tránh một nơi dư năng lực trong khi nơi khác liên tục ùn lại. Mục tiêu là tạo một chuỗi có thể vận hành theo nhịp dự kiến.
Thiết kế luồng sản xuất
Luồng sản xuất làm rõ cách nguyên vật liệu, sản phẩm, con người, khách hàng và thông tin di chuyển giữa các khu vực. Với hàng hóa, trọng tâm thường là dòng vật tư và bán thành phẩm; với dịch vụ, cần nhìn thêm dòng khách hàng, hồ sơ và thông tin để tránh chờ đợi, đi vòng hoặc phải quay lại bước trước.
Luồng tốt giúp các đầu vào đi theo một hướng dễ kiểm soát, công việc được bàn giao rõ và các khu vực có quan hệ gần được bố trí hợp lý. Đây cũng là đầu vào quan trọng khi doanh nghiệp chuẩn bị mặt bằng cho nhà máy hoặc điểm cung cấp dịch vụ.
Xác định công suất sản xuất
Công suất được xác định từ nhu cầu mục tiêu và khả năng thực tế của từng công đoạn. Với hàng hóa, đó có thể là số sản phẩm trong một ca; với dịch vụ, có thể là số khách, số lượt khám, số bàn, số đơn hoặc số ca phục vụ trong một khoảng thời gian. Chúng tôi xem xét thời gian làm việc, tốc độ xử lý, thời gian chờ, thời gian dừng cần thiết và điểm nghẽn để biết hệ thống có thể đáp ứng bao nhiêu mà vẫn giữ chất lượng.
Công suất không nên được tính theo điểm nhanh nhất mà theo khả năng phối hợp của toàn hệ thống.
Hệ thống kiểm soát chất lượng
Ngay trong bản thiết kế, chúng tôi xác định những điểm mà đầu vào, quá trình hoặc kết quả cần được kiểm tra trước khi đi tiếp. Với sản phẩm hữu hình, đó có thể là nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm; với dịch vụ, đó có thể là hồ sơ đầu vào, điều kiện phục vụ, bước chuyên môn quan trọng và kết quả trước khi bàn giao cho khách hàng. Mỗi điểm phải có tiêu chuẩn đối chiếu, cách ghi nhận và nguyên tắc xử lý khi có sai lệch.
Việc đặt kiểm soát chất lượng vào hệ thống từ đầu giúp ngăn lỗi đi sâu qua nhiều bước rồi mới được phát hiện ở cuối.
Từ quy trình đến hệ thống có công suất và chất lượng
QUY TRÌNH SẢN XUẤT
Xác định dòng công việc và đầu ra của từng công đoạn.
Công nghệ
Chọn cách tạo ra kết quả.
Dây chuyền
Tổ chức các trạm hoặc khu vực thực hiện.
Luồng
Tổ chức sự di chuyển giữa các khu vực.
Từ yêu cầu sản phẩm đến một hệ thống có thể đầu tư và vận hành
Khi quy trình, công nghệ, các điểm thực hiện, luồng, công suất và điểm kiểm soát đã rõ, doanh nghiệp mới có căn cứ để thiết lập hạ tầng và lựa chọn thiết bị. Với dịch vụ phân tán theo nhiều cơ sở, bản thiết kế này còn là cơ sở để nhân bản các điểm cung cấp mà không phải mỗi nơi tự nghĩ ra một cách vận hành riêng.
Thiết kế này cũng là mốc tham chiếu khi hệ thống đi vào hoạt động. Nếu sản lượng, số lượt phục vụ, chất lượng hoặc thời gian xử lý liên tục lệch khỏi dự kiến, doanh nghiệp có thể quay lại xem điểm nghẽn nằm ở quy trình, công nghệ, công suất, bố trí nguồn lực hay cách tổ chức điểm phục vụ thay vì chỉ yêu cầu nhân sự làm nhanh hơn.
Một hệ thống sản xuất tốt bắt đầu từ việc hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ phải được tạo ra như thế nào, với công suất và chất lượng nào, rồi mới chọn công nghệ, thiết bị, không gian và nguồn lực đủ để thực hiện ổn định. Với dịch vụ, điều đó còn giúp nhiều điểm cung cấp cùng vận hành theo một chuẩn thay vì mỗi nơi làm theo một cách.
