Tổ chức sự kiện

VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT

Sự kiện tạo một thời điểm mà khách hàng có thể trực tiếp nhìn, nghe, trải nghiệm và tương tác với thương hiệu

Sự kiện khác các kênh truyền thông chỉ truyền tải nội dung ở chỗ khách hàng cùng xuất hiện trong một không gian và thời gian cụ thể, có thể trực tiếp trải nghiệm con người, sản phẩm và cách thương hiệu tổ chức một hoạt động. Vì vậy, sự kiện chỉ có giá trị khi trải nghiệm thực tế củng cố đúng thông điệp mà chiến dịch muốn tạo ra.

Mỗi loại sự kiện có mục tiêu khác nhau. Ra mắt thương hiệu cần làm rõ một lời hứa mới, ra mắt sản phẩm cần giúp khách hàng hiểu và trải nghiệm giải pháp cụ thể, tri ân khách hàng tập trung vào quan hệ đã có, còn chương trình cộng đồng thể hiện thương hiệu trong một chủ đề hoặc đóng góp có ý nghĩa với xã hội và nhóm công chúng liên quan.

Dù khác mục tiêu, mọi sự kiện đều cần một lớp vận hành chắc gồm kế hoạch, khách mời, địa điểm, chương trình, nhà cung cấp, truyền thông, nhân sự và phương án xử lý phát sinh. Những công việc đó là quy trình vận hành (workflow) dùng chung phía sau, không phải H3 của năng lực này; H3 được phân theo loại trải nghiệm doanh nghiệp muốn tạo.

Ra mắt thương hiệu

Giúp công chúng hiểu thương hiệu mới đại diện cho điều gì và khác biệt ở đâu.

Ra mắt sản phẩm

Giúp khách hàng hiểu, xem hoặc trải nghiệm một giải pháp mới cụ thể.

Tri ân khách hàng

Củng cố quan hệ với nhóm đã có lịch sử sử dụng hoặc đồng hành.

Chương trình cộng đồng

Tạo giá trị thực cho một nhóm người hoặc vấn đề phù hợp với năng lực và giá trị thương hiệu.

HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI

Bốn loại sự kiện truyền thông trọng tâm

Chúng tôi xác định loại sự kiện trước rồi mới thiết kế trải nghiệm và kế hoạch vận hành. Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp biết người tham dự cần rời đi với nhận thức, trải nghiệm hoặc mối quan hệ nào, từ đó quyết định nội dung, quy mô, địa điểm, khách mời và ngân sách phù hợp.

Sự kiện ra mắt thương hiệu

Sự kiện ra mắt thương hiệu được dùng khi doanh nghiệp cần giới thiệu một thương hiệu mới hoặc một thay đổi lớn về định vị và hình ảnh. Trọng tâm không phải chỉ công bố tên và logo, mà giúp nhóm công chúng quan trọng hiểu thương hiệu xuất hiện để giải quyết điều gì, đại diện cho giá trị nào và khác với những lựa chọn đã có ra sao.

Chúng tôi thiết kế mạch trải nghiệm từ lời mở đầu, câu chuyện, bằng chứng, không gian, nội dung trình bày tới các điểm tương tác sao cho toàn bộ sự kiện cùng thể hiện một định vị. Khách mời, báo chí, đối tác và nội dung truyền thông sau sự kiện được phối hợp để lần ra mắt không kết thúc khi chương trình đóng cửa.

Sự kiện ra mắt sản phẩm

Sự kiện ra mắt sản phẩm tập trung vào một giải pháp cụ thể và giúp khách hàng hiểu sản phẩm làm gì, dành cho ai, nổi trội ở đâu và có thể trải nghiệm hoặc kiểm chứng bằng cách nào. Với sản phẩm hữu hình có thể là dùng thử trực tiếp; với dịch vụ hoặc sản phẩm số, trải nghiệm có thể là mô phỏng, trình diễn trực tiếp (demo) hoặc một hành trình sử dụng.

Chúng tôi tổ chức phần giới thiệu, trình diễn, khu trải nghiệm, tư vấn và dữ liệu đăng ký theo mục tiêu của chiến dịch ra mắt sản phẩm. Nội dung phải nối rõ từ vấn đề khách hàng tới giá trị sản phẩm, tránh để sự kiện tập trung quá nhiều vào sân khấu nhưng người tham dự rời đi vẫn không hiểu sản phẩm khác biệt ở đâu.

Sự kiện tri ân khách hàng

Sự kiện tri ân khách hàng dành cho nhóm đã có quan hệ với doanh nghiệp và mục tiêu chính là củng cố mối quan hệ, ghi nhận sự đồng hành và tạo thêm trải nghiệm tích cực. Vì vậy, chương trình không nên biến thành một buổi bán hàng kéo dài hoặc dùng cùng cấu trúc với sự kiện ra mắt cho người chưa biết thương hiệu.

Chúng tôi phân nhóm khách mời, thiết kế nội dung và quyền lợi theo mức quan hệ, chuẩn bị cách ghi nhận phản hồi và tạo không gian để khách hàng tương tác với doanh nghiệp hoặc với nhau. Dữ liệu sau sự kiện được đưa về CRM và dịch vụ khách hàng để mối quan hệ tiếp tục thay vì kết thúc ở một buổi gặp mặt.

Chương trình cộng đồng

Chương trình cộng đồng đặt thương hiệu vào một hoạt động có ý nghĩa với một nhóm người hoặc một vấn đề xã hội mà doanh nghiệp thực sự có lý do để tham gia. Mục tiêu không phải gắn logo vào một hoạt động từ thiện bất kỳ, mà tạo sự phù hợp giữa giá trị thương hiệu, năng lực doanh nghiệp và lợi ích thực tế mà chương trình mang lại.

Chúng tôi làm rõ đối tượng hưởng lợi, mục tiêu, đối tác, cách tham gia của doanh nghiệp, thông điệp và tiêu chí ghi nhận kết quả trước khi truyền thông. Khi chương trình có giá trị thực, PR và content có thể kể lại bằng bằng chứng; nếu hoạt động chỉ tồn tại để tạo hình ảnh, việc truyền thông mạnh hơn không làm nó trở nên thuyết phục hơn.

GIỚI THIỆU CÁI MỚI

Ra mắt thương hiệu · Ra mắt sản phẩm: tạo hiểu biết ban đầu và trải nghiệm kiểm chứng.

CỦNG CỐ QUAN HỆ

Tri ân khách hàng: ghi nhận nhóm đã có quan hệ và làm trải nghiệm tích cực sâu hơn.

TẠO GIÁ TRỊ CỘNG ĐỒNG

Chương trình cộng đồng: tham gia một vấn đề có liên hệ thật với giá trị và năng lực doanh nghiệp.

Thiết kế trải nghiệm theo mục tiêu sự kiện trước khi đi vào hạng mục vận hành

Một sự kiện có thể dùng cùng nhiều hạng mục kỹ thuật như sân khấu, quay chụp, tiếp đón hay nhà cung cấp, nhưng ý nghĩa của chúng thay đổi theo loại sự kiện. Việc bắt đầu từ mục tiêu giúp doanh nghiệp tránh sao chép một mẫu tổ chức (format) hoành tráng cho mọi trường hợp và dành ngân sách cho những điểm trải nghiệm thực sự quan trọng.

Nội dung, dữ liệu và phản hồi được tạo ra trong sự kiện cần quay lại toàn hệ thống truyền thông. Một lần ra mắt có thể tạo tài sản truyền thông (media asset) cho content marketing và PR, một sự kiện tri ân có thể bổ sung dữ liệu quản trị quan hệ khách hàng (CRM), còn chương trình cộng đồng có thể tạo bằng chứng thương hiệu khi kết quả thực sự tồn tại.

Tổ chức sự kiện tốt không phải làm chương trình lớn nhất. Nó là chọn đúng loại trải nghiệm, làm cho người tham dự cảm nhận được điều chiến dịch muốn truyền đạt và vận hành đủ chắc để trải nghiệm đó không bị phá vỡ bởi những lỗi phía sau.