VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Kế toán và báo cáo tài chính chuyển hoạt động đã xảy ra thành một bức tranh tài chính có thể kiểm tra, so sánh và sử dụng
Tài chính không đồng nhất với kế toán, nhưng kế toán là lớp bằng chứng quan trọng để quản trị tài chính biết thực tế đang diễn ra thế nào. Mọi hoạt động kinh doanh cuối cùng đều tạo ra dữ liệu về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí hoặc dòng tiền; nếu dữ liệu đó không được ghi nhận đầy đủ, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý bằng ước đoán.
Hệ thống báo cáo tài chính cốt lõi gồm bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (cash flow statement). Mỗi báo cáo trả lời một câu hỏi khác nhau, nên đọc riêng một báo cáo có thể tạo ra điểm mù, đặc biệt khi lợi nhuận kế toán và tiền thực tế không đi cùng nhau.
Ngoài báo cáo tài chính theo chuẩn áp dụng, doanh nghiệp còn cần báo cáo quản trị phù hợp với cách mình điều hành. Báo cáo quản trị có thể đi sâu hơn vào ngân sách, sản phẩm, dự án, bộ phận hoặc những chỉ số mà lãnh đạo cần theo dõi, miễn là dữ liệu có nguồn rõ và thống nhất với hệ thống ghi nhận nền.
Tần suất báo cáo phải phù hợp với tốc độ thay đổi của doanh nghiệp. Một công ty đang tăng trưởng nhanh có thể cần theo dõi ngắn hơn doanh nghiệp ổn định, nhưng nguyên tắc chung là thông tin phải đến đủ sớm để người quản lý còn khả năng phản ứng. Báo cáo hoàn hảo nhưng xuất hiện quá muộn không còn nhiều giá trị quản trị.
Bốn hạng mục biến dữ liệu giao dịch thành báo cáo có thể sử dụng
Thu thập dữ liệu
Tập hợp dữ liệu giao dịch và chứng từ từ các nguồn cần thiết theo cùng một chuẩn.
Báo cáo tài chính
Tổng hợp thực tế đã xảy ra thành các báo cáo tài chính theo phạm vi và kỳ tương ứng.
Báo cáo quản trị
Tổ chức thêm góc nhìn phục vụ người quản lý theo sản phẩm, dự án, đơn vị hoặc nhu cầu nội bộ.
Phân phối báo cáo
Chuyển đúng phiên bản tới đúng đối tượng và công bố theo yêu cầu áp dụng khi có.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Các hạng mục trong kế toán & báo cáo tài chính
Chúng tôi đi từ dữ liệu của giao dịch và vận hành tới các báo cáo có cấu trúc, sau đó tổ chức việc phân phối cho đúng người sử dụng. Trọng tâm không phải tạo thật nhiều báo cáo mà bảo đảm số liệu có thể truy ngược, các báo cáo chính khớp về logic và mỗi phiên bản có mục đích sử dụng rõ.
Thu thập dữ liệu
Dữ liệu được thu từ các giao dịch và sự kiện kinh tế đã phát sinh trong bán hàng, mua hàng, tiền, tài sản, lương, công nợ và những hoạt động khác có liên quan. Chúng tôi tổ chức nguồn dữ liệu, hồ sơ kèm theo, kỳ ghi nhận và trách nhiệm cung cấp để kế toán không phải tái dựng giao dịch chỉ từ những thông tin thiếu hoặc đến quá muộn.
Dữ liệu từ vận hành tài chính và các bộ phận được đối chiếu, làm rõ chênh lệch và chuẩn hoá trước khi dùng cho báo cáo. Việc phân loại và ghi nhận cụ thể phải tuân theo chuẩn mực, chính sách và quy định kế toán áp dụng; các nội dung chuyên môn cần được xử lý bởi người đủ năng lực và thẩm quyền.
Lập báo cáo tài chính
Từ dữ liệu đã được ghi nhận và đối chiếu, hệ thống lập các báo cáo tài chính cốt lõi để phản ánh tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm, kết quả doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ, cùng dòng tiền thực tế vào và ra. Ba góc nhìn này cần được xem cùng nhau để tạo một bức tranh tài chính có ý nghĩa.
Chúng tôi tổ chức lịch khóa sổ, đối chiếu và rà soát phù hợp với quy mô để báo cáo được cập nhật định kỳ và có phiên bản chính thức. Những sai lệch chưa giải quyết phải được nhìn thấy trong quá trình lập báo cáo thay vì bị che bởi việc cố làm cho số liệu khớp hình thức.
Báo cáo quản trị
Báo cáo quản trị (management reporting) sắp xếp dữ liệu theo câu hỏi mà người điều hành cần trả lời, chẳng hạn thực tế đang chênh bao nhiêu so với ngân sách, sản phẩm hoặc dự án nào đang tạo doanh thu và chi phí, hay dòng tiền ở giai đoạn nào có áp lực lớn. Cấu trúc báo cáo phải bám cách doanh nghiệp thực sự ra quyết định.
Báo cáo quản trị không được phép tạo một hệ số liệu thứ hai tách khỏi kế toán chỉ để dễ trình bày. Nếu dùng cách phân bổ hoặc nhóm dữ liệu khác, nguyên tắc phải được định nghĩa để người đọc có thể đối chiếu lại với dữ liệu gốc và hiểu vì sao con số quản trị khác với con số trên báo cáo tài chính.
Phân phối và công bố
Mỗi báo cáo cần có người nhận, tần suất, mục đích và mức quyền truy cập phù hợp. Báo cáo dành cho ban điều hành, chủ sở hữu, ngân hàng, nhà đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền không nhất thiết có cùng cấu trúc và mức chi tiết, nhưng phải sử dụng dữ liệu nhất quán và đúng phiên bản.
Việc công bố hoặc nộp báo cáo ra bên ngoài phải tuân theo yêu cầu áp dụng và được kiểm tra bởi người có chuyên môn phù hợp. Bên trong doanh nghiệp, chúng tôi tổ chức lưu trữ và phân phối để người cần ra quyết định nhận được thông tin đúng thời điểm mà dữ liệu tài chính nhạy cảm không bị chia sẻ rộng hơn nhu cầu công việc.
Ba báo cáo cốt lõi mô tả ba mặt khác nhau của thực tế tài chính
Kết quả kinh doanh
Cho biết doanh thu, chi phí và kết quả tạo ra trong một kỳ.
Bảng cân đối kế toán
Cho biết tài sản, nợ phải trả và vốn tại một thời điểm.
Lưu chuyển tiền tệ
Cho biết tiền thực tế vào và ra từ các nhóm hoạt động trong kỳ.
Tạo một nguồn sự thật tài chính đủ tin cậy để doanh nghiệp nhìn lại những gì đã thực sự xảy ra
Kế toán và báo cáo tài chính có giá trị khi số liệu không chỉ phục vụ nghĩa vụ ghi chép mà còn giúp ban lãnh đạo hiểu trạng thái hiện tại của doanh nghiệp. Bảng cân đối cho thấy doanh nghiệp đang có và đang nợ gì, báo cáo kết quả cho biết hoạt động tạo lãi ra sao, còn lưu chuyển tiền tệ cho thấy tiền thực tế có đủ để tiếp tục vận hành hay không.
Tuy nhiên, báo cáo mới trả lời tốt câu hỏi điều gì đã xảy ra. Để biết vì sao một chỉ số thay đổi, tác động đến đâu và nên điều chỉnh gì, doanh nghiệp cần đưa bộ dữ liệu đã được chuẩn hoá này sang phân tích tài chính thay vì kỳ vọng bản thân báo cáo tự đưa ra quyết định.
Kế toán và báo cáo tài chính tốt làm cho hoạt động đã xảy ra trở thành dữ liệu có thể tin và kiểm tra. Khi ba báo cáo cốt lõi cùng báo cáo quản trị được cập nhật đủ nhanh, doanh nghiệp có một nền thực tế chung để tiếp tục phân tích và điều chỉnh.
