VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Kiểm soát tài chính giữ việc sử dụng vốn trong giới hạn đã lựa chọn và làm cho sai lệch trở nên nhìn thấy được
Khi doanh nghiệp đã có dự toán, ngân sách và dòng giao dịch thực tế, kiểm soát tài chính trả lời câu hỏi liệu nguồn vốn có đang được sử dụng đúng như những gì đã được tính toán và phê duyệt hay không. Nếu không có chuẩn ban đầu, kiểm soát dễ biến thành phản ứng theo cảm giác: chỉ khi thấy tiền giảm nhanh mới bắt đầu siết chi tiêu.
Quản trị theo dự toán là nguyên lý nền của kiểm soát vốn. Những khoản thu, chi và cam kết được đối chiếu với kế hoạch đã duyệt; ngoại lệ không bị cấm tuyệt đối nhưng phải được nhìn thấy, giải thích và đi qua đúng thẩm quyền trước khi trở thành một cách làm mới.
Kiểm soát cũng không đồng nghĩa với việc phòng tài chính tự điều chỉnh hoạt động của các bộ phận khác. Tài chính phát hiện chênh lệch, rủi ro và dấu hiệu bất thường; bộ phận chuyên môn cùng cấp quản lý có trách nhiệm giải thích nguyên nhân và quyết định thay đổi công việc khi vấn đề nằm ngoài phạm vi tài chính.
Mức kiểm soát phải tương xứng với rủi ro. Một doanh nghiệp nhỏ không cần tạo quá nhiều lớp phê duyệt làm chậm mọi giao dịch, nhưng vẫn phải có ranh giới đủ rõ cho ngân sách, thẩm quyền, chứng từ, dòng tiền và những tình huống có thể đe dọa khả năng thanh toán hoặc làm thất thoát tài sản.
Năm lớp trong kiểm soát tài chính
Ngân sách
So thực tế với giới hạn đã duyệt và nhận biết khoản vượt hoặc dùng sai mục đích.
Giao dịch
Kiểm tra căn cứ, thẩm quyền và tính hợp lệ trước hoặc sau khi tiền dịch chuyển.
Tuân thủ
Kiểm tra việc thực hiện các quy định và yêu cầu áp dụng cho hoạt động tài chính.
Rủi ro tài chính
Nhận diện tín hiệu có thể ảnh hưởng tới dòng tiền, khả năng thanh toán hoặc tài sản.
Kiểm toán nội bộ
Rà soát độc lập hơn về hệ thống, bằng chứng và mức tuân thủ theo phạm vi đã xác định.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Các hạng mục trong kiểm soát tài chính
Chúng tôi thiết kế kiểm soát theo từng loại rủi ro thay vì tạo một tầng phê duyệt chung cho mọi thứ. Ngân sách trả lời khoản nào được phép sử dụng; kiểm soát giao dịch xác nhận một giao dịch có căn cứ; tuân thủ giữ hoạt động trong quy định; kiểm soát rủi ro theo dõi những trạng thái có thể đe dọa tài chính; còn kiểm toán nội bộ kiểm tra xem cả hệ thống kiểm soát có thực sự vận hành như thiết kế hay không.
Kiểm soát ngân sách
Chi tiêu và cam kết được so với ngân sách đã ban hành theo đơn vị, hạng mục và thời gian để xác định phần còn lại, phần đã vượt và những khoản phát sinh ngoài kế hoạch. Chúng tôi thiết lập cách cảnh báo và mức thẩm quyền cho từng loại ngoại lệ để người thực hiện biết khi nào có thể tiếp tục và khi nào phải dừng để xin quyết định mới.
Kiểm soát ngân sách không nhằm ép doanh nghiệp giữ nguyên một kế hoạch đã lỗi thời. Khi chênh lệch xuất hiện lặp lại vì điều kiện kinh doanh thực sự thay đổi, dữ liệu phải quay lại bước dự toán để cập nhật giả định và phê duyệt lại ngân sách. Điểm quan trọng là thay đổi được thực hiện có chủ đích chứ không xảy ra âm thầm qua từng khoản chi.
Kiểm soát giao dịch
Kiểm soát giao dịch xác nhận một khoản thu, chi hoặc chuyển tiền có đúng đối tượng, đúng số tiền, đúng mục đích và đúng thẩm quyền trước hoặc ngay sau khi thực hiện tùy loại nghiệp vụ. Hồ sơ và dữ liệu cần đủ để người kiểm tra khác có thể hiểu vì sao giao dịch được chấp nhận mà không phải dựa vào trao đổi miệng.
Ở những giao dịch có rủi ro cao, vai trò đề nghị, phê duyệt, thực hiện và đối soát nên được phân định đủ để một người không thể tự tạo và tự hoàn tất toàn bộ giao dịch mà không để lại điểm kiểm tra. Mức phân tách cụ thể phụ thuộc quy mô doanh nghiệp, nhưng nguyên lý là giảm khả năng sai sót hoặc lạm dụng không bị phát hiện.
Kiểm soát tuân thủ
Các giao dịch tài chính phải tuân theo chính sách nội bộ, thẩm quyền đã ban hành, hợp đồng và những quy định áp dụng về kế toán, thuế, lao động hoặc lĩnh vực liên quan. Chúng tôi tổ chức danh mục yêu cầu, đầu mối chịu trách nhiệm, hồ sơ chứng minh và các mốc cần theo dõi để nghĩa vụ không bị bỏ quên giữa nhiều bộ phận.
Bess & Company không thay thế tư vấn pháp lý, thuế hay kiểm toán chuyên ngành. Với nội dung cần diễn giải quy định hoặc xác nhận chuyên môn, doanh nghiệp phối hợp cùng người có thẩm quyền; hệ thống kiểm soát có nhiệm vụ bảo đảm kết luận đó được chuyển thành yêu cầu có thể theo dõi trong vận hành.
Kiểm soát rủi ro tài chính
Chúng tôi theo dõi những trạng thái có thể làm doanh nghiệp mất khả năng thực hiện cam kết tài chính như dòng tiền thiếu hụt, công nợ kéo dài, đòn bẩy vượt khả năng, nguồn vốn sắp hết hoặc một khoản đầu tư lớn làm mất cân đối kỳ hạn. Mục tiêu là đưa rủi ro lên sớm khi doanh nghiệp vẫn còn lựa chọn để xử lý.
Rủi ro được đặt cạnh mức độ ảnh hưởng, thời điểm có thể xảy ra và khả năng doanh nghiệp tự hấp thụ để xác định thứ tự ưu tiên. Các biện pháp có thể nằm ở dự phòng tiền, điều chỉnh lịch đầu tư, chuẩn bị nguồn vốn bổ sung hoặc yêu cầu bộ phận liên quan xử lý nguyên nhân; tài chính cung cấp cảnh báo và giới hạn, còn quyết định kinh doanh cuối cùng thuộc cấp quản lý phù hợp.
Kiểm soát kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ (internal audit) xem lại theo phạm vi và thời điểm phù hợp để xác nhận các kiểm soát quan trọng có được thực hiện thật, dữ liệu có dấu vết và những điểm yếu có đang tạo ra rủi ro lặp lại hay không. Việc kiểm tra tập trung vào bằng chứng và thiết kế hệ thống thay vì chỉ tìm một giao dịch sai riêng lẻ.
Phát hiện từ kiểm toán phải được gắn với nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và trạng thái khắc phục. Nếu cùng một lỗi tiếp tục xuất hiện sau nhiều lần kiểm tra, doanh nghiệp cần xem lại thiết kế quy trình, phân quyền hoặc tiêu chí kiểm soát thay vì chỉ nhắc người thực hiện cẩn thận hơn.
Bốn câu hỏi kiểm soát trước khi một ngoại lệ trở thành rủi ro lớn
Ngân sách
Khoản này có nằm trong giới hạn và mục đích đã được duyệt không?
Giao dịch
Căn cứ, thẩm quyền và bằng chứng của giao dịch có đủ rõ không?
Tuân thủ
Cách thực hiện có đi đúng quy định và yêu cầu áp dụng không?
Rủi ro
Có tín hiệu nào cần cảnh báo hoặc chuyển cấp trước khi tác động lớn hơn không?
Tạo hệ thống cảnh báo sớm trước khi sai lệch tài chính trở thành khủng hoảng
Kiểm soát tốt không có nghĩa doanh nghiệp không bao giờ vượt ngân sách, gặp rủi ro hay phát sinh ngoại lệ. Nó có nghĩa những thay đổi đó được nhìn thấy đủ sớm, có dữ liệu giải thích và đi qua một quyết định rõ trước khi làm nguồn vốn trôi khỏi hướng đã lựa chọn.
Kết quả kiểm soát cũng giúp dữ liệu kế toán đáng tin cậy hơn và chỉ ra những điểm cần phân tích sâu. Khi một khoản chi vượt kế hoạch, một công nợ kéo dài hoặc dòng tiền suy giảm được ghi nhận đúng trạng thái, báo cáo và phân tích phía sau có cơ sở để tìm nguyên nhân thay vì chỉ phát hiện một con số bất thường ở cuối kỳ.
Kiểm soát tài chính tốt không phải siết mọi khoản chi. Nó giữ cho doanh nghiệp biết tiền có đang được dùng đúng kế hoạch, rủi ro nào đang tăng và ngoại lệ nào cần được quyết định lại trước khi trở nên quá muộn.
