VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT
Điều chỉnh khép lại một vòng quản lý bằng những thay đổi có chủ đích và mở ra vòng thực thi tốt hơn
Sau khi nguyên nhân đã được xác định, tổ chức mới có đủ căn cứ để quyết định thay đổi. Nếu điều chỉnh diễn ra trước bước đánh giá, người quản lý dễ phản ứng với triệu chứng, thay đổi nhiều thứ cùng lúc và sau đó không biết yếu tố nào thực sự tạo ra kết quả mới.
Theo phương pháp quản lý của S.O.M Method™, điều chỉnh là những thay đổi có chủ đích dựa trên nguyên nhân đã phân tích. Phần lớn điều chỉnh nên đủ nhỏ để kiểm soát rủi ro và diễn ra thường xuyên, vì chính chuỗi thay đổi nhỏ này tạo nền cho khả năng cải tiến và thích ứng của tổ chức.
Điều chỉnh cũng không đồng nghĩa với sửa sai. Có nhóm thay đổi nhằm xử lý vấn đề cấp bách, nhưng cũng có nhóm được thực hiện khi kết quả vẫn đạt để làm tốt hơn hoặc chuẩn bị trước cho biến động tương lai. Vì vậy, bước này vừa bảo vệ hoạt động hiện tại vừa nuôi khả năng phát triển.
Bảy hạng mục trong ra quyết định điều chỉnh thực thi
Phương án điều chỉnh
Xây nhiều cách có thể tác động vào nguyên nhân đã được bước đánh giá làm rõ.
Đánh giá phương án
So lợi ích, chi phí, ảnh hưởng và rủi ro của từng lựa chọn.
Lựa chọn phương án
Chọn cách tác động phù hợp nhất với nguồn lực và mức rủi ro chấp nhận được.
Điều chỉnh thực thi
Thay đúng lớp nguyên nhân: mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực hoặc cách làm.
Ban hành quyết định
Làm rõ lý do, phạm vi, thời điểm hiệu lực và thay đổi cần thực hiện.
Cập nhật kế hoạch
Phản ánh quyết định vào thời hạn, phân công, nguồn lực và trách nhiệm liên quan.
Theo dõi kết quả
Đo trạng thái mới để biết điều chỉnh có tác động như kỳ vọng hay không.
HẠNG MỤC TƯ VẤN & TRIỂN KHAI
Các hạng mục trong ra quyết định điều chỉnh thực thi
Chúng tôi xây các phương án tác động vào nguyên nhân đã xác định, đánh giá lợi ích, chi phí và rủi ro, rồi chọn phương án phù hợp. Quyết định sau đó được chuyển thành thay đổi cụ thể trong mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực hoặc cách làm, truyền đạt tới người liên quan và tiếp tục theo dõi để xác nhận hiệu quả.
Xác định các phương án điều chỉnh
Chúng tôi xây nhiều cách có thể tác động vào nguyên nhân thay vì mặc định chỉ có một giải pháp. Phương án có thể nằm ở thay đổi nguồn lực, cách làm, thứ tự công việc, tiêu chí, mục tiêu hoặc một phần của hệ thống phía trên tùy nơi nguyên nhân đã được xác định.
Việc có nhiều phương án giúp người quản lý tránh đồng nhất vấn đề với giải pháp quen thuộc nhất của mình. Một nguyên nhân có thể được xử lý bằng đào tạo, công nghệ, phân quyền hoặc thiết kế lại quy trình; lựa chọn đúng phụ thuộc bối cảnh và nguồn lực chứ không chỉ sở thích quản lý.
Đánh giá lợi ích, chi phí và rủi ro của từng phương án
Mỗi phương án được xem xét về kết quả kỳ vọng, nguồn lực phải bỏ ra, ảnh hưởng tới các bộ phận khác và rủi ro mới có thể phát sinh. Điều chỉnh tốt không chỉ giải quyết một điểm hiện tại mà phải tránh tạo ra một vấn đề lớn hơn ở mắt xích khác.
Chúng tôi cũng xem xét mức độ đảo ngược của thay đổi. Với phương án có rủi ro cao hoặc ảnh hưởng rộng, có thể cần thử ở quy mô nhỏ trước; với thay đổi đơn giản và dễ hoàn nguyên, tổ chức có thể triển khai nhanh hơn để học từ thực tế.
Lựa chọn phương án điều chỉnh
Người quản lý chọn phương án có khả năng tác động tốt nhất vào nguyên nhân trong điều kiện nguồn lực và mức rủi ro chấp nhận được. Quyết định cần chỉ rõ tại sao phương án này được chọn và kết quả nào sẽ cho thấy nó đang có tác dụng.
Điều chỉnh nên dựa trên căn cứ thay vì cảm giác bất an. Khi tiêu chí lựa chọn rõ, tổ chức cũng dễ thống nhất hơn vì người thực hiện hiểu logic của quyết định chứ không chỉ nhận một chỉ đạo mới từ cấp trên.
Điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực hoặc cách làm
Phương án được chuyển thành thay đổi cụ thể ở đúng lớp nguyên nhân. Nếu giả định mục tiêu không còn phù hợp, mục tiêu có thể cần sửa; nếu vấn đề nằm ở nguồn lực hoặc trình tự, kế hoạch phải cập nhật; nếu cách làm gây lỗi, quy trình hoặc hướng dẫn thực thi cần được cải tiến.
Nguyên tắc là thay đúng phần cần thiết và hạn chế thay nhiều biến cùng lúc khi chưa cần. Điều chỉnh nhỏ giúp tổ chức nhìn thấy quan hệ giữa thay đổi và kết quả, đồng thời giảm cú sốc cho người thực hiện và hệ thống đang vận hành.
Ban hành và truyền đạt quyết định
Quyết định điều chỉnh cần được chuyển tới đúng người cùng lý do, phạm vi áp dụng, thời điểm hiệu lực và những thay đổi họ phải thực hiện. Truyền đạt đầy đủ giúp tránh tình trạng cấp trên nghĩ hệ thống đã đổi nhưng người thực hiện vẫn làm theo phiên bản cũ.
Với những thay đổi ảnh hưởng tới thói quen hoặc trách nhiệm, người quản lý cần tạo không gian giải thích và hỗ trợ. Mục tiêu không chỉ là mọi người biết có quyết định mới, mà là họ hiểu phần công việc nào của mình thay đổi và tại sao sự thay đổi đó cần thiết.
Cập nhật kế hoạch và trách nhiệm thực thi
Những thay đổi được phản ánh lại vào kế hoạch, thời hạn, phân công, nguồn lực và cơ chế phối hợp có liên quan. Nếu quyết định chỉ được thông báo bằng lời nhưng tài liệu vận hành vẫn giữ phiên bản cũ, tổ chức rất nhanh quay lại cách làm trước đó.
Cập nhật trách nhiệm cũng giúp xác định ai chịu trách nhiệm triển khai điều chỉnh và ai theo dõi kết quả. Một quyết định tốt nhưng không có người sở hữu việc thực hiện vẫn chỉ là một kết luận quản lý chưa đi vào vận hành.
Theo dõi kết quả sau điều chỉnh
Sau khi thay đổi, chúng tôi xác định dữ liệu và khoảng thời gian cần theo dõi để biết điều chỉnh có tác động như kỳ vọng hay không. Kết quả mới được so lại với mục tiêu và nguyên nhân cũ để phân biệt cải thiện thực sự với biến động ngắn hạn.
Điều chỉnh vì vậy không phải điểm kết thúc tuyệt đối. Nó đưa tổ chức trở lại chu kỳ kiểm tra, đánh giá và tiếp tục cải tiến. Khi cách làm này trở thành thói quen, tổ chức xây được năng lực thay đổi thường xuyên mà không phải chờ tới lúc vấn đề đủ lớn mới phản ứng.
Một vòng điều chỉnh từ nguyên nhân đến kết quả mới
Nguyên nhân
Bắt đầu từ điều đã được phân tích đủ rõ.
Phương án
Tạo những cách tác động khác nhau vào nguyên nhân.
Quyết định
Chọn thay đổi phù hợp với lợi ích, chi phí và rủi ro.
Thực hiện
Cập nhật hệ thống và truyền đạt thay đổi.
Kết quả mới
Theo dõi tác động để biết vấn đề đã được giải quyết tới đâu.
Điều chỉnh tốt làm tổ chức thay đổi vừa đủ, đúng nguyên nhân và học được từ chính thay đổi đó
Kết quả của ra quyết định điều chỉnh là một thay đổi có căn cứ, có người thực hiện, được cập nhật vào hệ thống và có cách theo dõi tác động. Điều này khép lại một vòng quản lý nhưng đồng thời tạo dữ liệu cho vòng tiếp theo.
Khi bảy năng lực được nối với nhau, quản lý vận hành trở thành một chu trình: lộ trình xác định các chặng, mục tiêu định nghĩa kết quả, kế hoạch tổ chức công việc, giao việc kích hoạt thực thi, kiểm tra tạo dữ liệu, đánh giá tìm nguyên nhân và điều chỉnh tác động trở lại hệ thống.
Điều chỉnh không cần luôn là một cuộc tái cấu trúc lớn. Năng lực quản lý bền vững nằm ở khả năng nhìn thấy sai lệch, hiểu nguyên nhân và thực hiện những thay đổi nhỏ đủ thường xuyên để tổ chức ngày càng phù hợp hơn với mục tiêu và bối cảnh thay đổi. Theo phương pháp quản lý của S.O.M Method™, điều chỉnh là bước thay đổi cách làm dựa trên những gì đã kiểm tra và đánh giá, rồi tiếp tục theo dõi kết quả ở vòng sau.
