Điều chỉnh trong quản lý vận hành

Điều chỉnh là hoạt động giúp người quản lý thay đổi cách thức thực hiện công việc khi kết quả chưa đạt kỳ vọng, điều kiện vận hành thay đổi hoặc xuất hiện cơ hội cải thiện hiệu quả.

Trong chu trình quản lý, mục tiêu xác định kết quả cần đạt, kế hoạch xác định cách thức thực hiện, giao việc phân định trách nhiệm, kiểm tra cung cấp thông tin và đánh giá giúp xác định nguyên nhân. Điều chỉnh là bước chuyển những thông tin và kết quả đánh giá đó thành hành động cải thiện thực tế.

Tuy nhiên, khi công việc không đạt mục tiêu, phản ứng phổ biến của nhiều nhà quản lý là yêu cầu nhân sự nỗ lực hơn, tăng cường giám sát hoặc kéo dài thời gian làm việc. Những biện pháp này có thể cần thiết trong một số trường hợp, nhưng không giải quyết được mọi nguyên nhân.

Nếu vấn đề nằm ở cách phân bổ nguồn lực, năng lực thực hiện, động lực làm việc hoặc phương án triển khai, việc chỉ gia tăng áp lực sẽ khó tạo ra cải thiện bền vững.

Vấn đề cốt lõi của điều chỉnh là xác định đúng yếu tố cần thay đổi và lựa chọn biện pháp phù hợp để cải thiện kết quả, thay vì chỉ phản ứng với những biểu hiện chưa đạt.

Phân bổ nguồn lực không còn phù hợp với yêu cầu thực tế

Trong quá trình thực hiện, nhu cầu về nhân sự, thời gian, ngân sách và các nguồn lực khác có thể thay đổi. Một kế hoạch ban đầu hợp lý vẫn có thể trở nên kém hiệu quả khi khối lượng công việc tăng, ưu tiên kinh doanh thay đổi hoặc những nhiệm vụ quan trọng phát sinh.

Nếu không điều chỉnh, doanh nghiệp có thể tiếp tục phân bổ nguồn lực theo kế hoạch cũ trong khi những công việc quan trọng nhất lại thiếu nguồn lực. Một bộ phận quá tải, bộ phận khác chưa sử dụng hết năng lực; nhân sự tập trung vào những nhiệm vụ ít tạo ra giá trị trong khi các điểm nghẽn chính vẫn tồn tại.

Người quản lý cần thường xuyên xem xét mức độ phù hợp giữa nguồn lực và yêu cầu thực tế. Tùy tình hình, có thể điều chuyển nhân sự, thay đổi thứ tự ưu tiên, phân bổ lại ngân sách, giảm những hoạt động ít giá trị hoặc bổ sung nguồn lực tại các điểm nghẽn.

Mục tiêu không phải là tối thiểu hóa nguồn lực bằng mọi giá, mà là sử dụng nguồn lực hợp lý để đạt kết quả mong muốn, đồng thời duy trì chất lượng và khả năng vận hành ổn định.

Năng lực thực hiện không đáp ứng yêu cầu công việc

Một nhiệm vụ không đạt kết quả có thể xuất phát từ việc người thực hiện chưa có đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc khả năng sử dụng công cụ cần thiết.

Trong trường hợp này, việc tiếp tục giao nhiệm vụ tương tự mà không thay đổi điều kiện thực hiện sẽ khó tạo ra kết quả khác biệt. Ngược lại, nếu người quản lý mặc định rằng nhân sự thiếu năng lực hoặc thiếu nỗ lực mà không tìm hiểu nguyên nhân, doanh nghiệp có thể áp dụng sai biện pháp xử lý.

Điều chỉnh cần bắt đầu bằng việc xác định khoảng cách giữa năng lực hiện tại và năng lực cần có. Từ đó, người quản lý có thể lựa chọn phương án phù hợp như hướng dẫn trực tiếp, đào tạo, hỗ trợ chuyên môn, thay đổi cách phân công hoặc bố trí người có năng lực phù hợp hơn.

Cần phân biệt rõ vấn đề do thiếu năng lực với vấn đề do thiếu nguồn lực, mục tiêu không thực tế hoặc quy trình không phù hợp. Không phải mọi sai sót đều có thể giải quyết bằng đào tạo; và không phải mọi trường hợp không đạt mục tiêu đều xuất phát từ người thực hiện.

Động lực làm việc suy giảm

Năng lực là điều kiện để thực hiện công việc, nhưng chưa đủ để bảo đảm người thực hiện luôn duy trì nỗ lực cần thiết.

Động lực có thể suy giảm khi mục tiêu thiếu ý nghĩa, khối lượng công việc không hợp lý, cơ chế ghi nhận không công bằng, quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm hoặc người thực hiện không nhìn thấy mối liên hệ giữa đóng góp của mình và kết quả chung.

Khi đó, nhân sự có thể vẫn đủ khả năng hoàn thành công việc nhưng không còn chủ động, ít đề xuất cải tiến hoặc chỉ thực hiện những yêu cầu tối thiểu.

Phản ứng của người quản lý thường là tăng cường giám sát hoặc gây áp lực để cải thiện kết quả. Tuy nhiên, nếu nguyên nhân nằm ở cơ chế quản lý, việc gia tăng áp lực có thể khiến động lực tiếp tục suy giảm.

Điều chỉnh cần xác định yếu tố đang ảnh hưởng đến động lực và lựa chọn biện pháp phù hợp: làm rõ mục tiêu, điều chỉnh khối lượng công việc, cải thiện cơ chế ghi nhận, tăng quyền chủ động hoặc xử lý những bất cập trong cách phân công và phối hợp.

Động lực không chỉ là vấn đề tâm lý cá nhân. Trong nhiều trường hợp, nó phản ánh cách doanh nghiệp thiết kế công việc và tổ chức môi trường thực hiện.

Phương án thực hiện không còn phù hợp

Một phương án có thể hợp lý khi bắt đầu nhưng không còn tối ưu khi điều kiện thị trường, nguồn lực hoặc yêu cầu công việc thay đổi.

Nếu tiếp tục duy trì phương án ban đầu chỉ vì đã đầu tư nhiều thời gian và chi phí, doanh nghiệp có thể tiêu tốn thêm nguồn lực mà vẫn không đạt mục tiêu. Ngược lại, nếu liên tục thay đổi phương án khi chưa có đủ căn cứ, hoạt động thực thi sẽ mất tính ổn định và phát sinh chi phí chuyển đổi.

Người quản lý cần đánh giá lại phương án hiện tại dựa trên kết quả thực tế, những giả định ban đầu và điều kiện đang thay đổi. Khi cần thiết, có thể điều chỉnh cách triển khai, thay đổi trình tự công việc, thử nghiệm một phương án mới hoặc chuyển sang phương án thay thế đã chuẩn bị.

Việc thay đổi phương án cần dựa trên những tiêu chí rõ ràng như khả năng đạt mục tiêu, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro và mức độ ảnh hưởng đến các hoạt động liên quan.

Điều quan trọng là không nhầm lẫn giữa kiên trì thực hiện và cố chấp duy trì một phương án đã mất tính khả thi.

Quy trình và cách thức phối hợp tạo ra điểm nghẽn

Không phải mọi vấn đề vận hành đều có thể giải quyết bằng cách thay đổi nhân sự hoặc bổ sung nguồn lực. Đôi khi, nguyên nhân nằm ở chính quy trình thực hiện và cách các bộ phận phối hợp với nhau.

Một công việc có thể liên tục bị chậm do phải qua quá nhiều cấp phê duyệt. Bộ phận kinh doanh có thể không đáp ứng khách hàng vì thông tin tồn kho không được cập nhật kịp thời. Một dự án có thể kéo dài vì trách nhiệm giữa các đơn vị chưa rõ ràng.

Nếu chỉ yêu cầu từng cá nhân làm việc nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ không loại bỏ được những trở ngại do hệ thống tạo ra.

Trong trường hợp này, điều chỉnh cần tập trung vào việc thiết kế lại quy trình, giảm các bước không cần thiết, làm rõ trách nhiệm, cải thiện luồng thông tin và thiết lập cơ chế phối hợp phù hợp.

Một thay đổi nhỏ trong cách tổ chức công việc đôi khi có thể tạo ra tác động lớn hơn việc tăng cường kiểm tra hoặc bổ sung nhân sự.

Điều chỉnh không kịp thời hoặc không kiểm chứng hiệu quả

Ngay cả khi xác định đúng vấn đề và lựa chọn được biện pháp phù hợp, kết quả vẫn có thể không cải thiện nếu việc điều chỉnh diễn ra quá chậm hoặc không được theo dõi sau khi triển khai.

Một số nhà quản lý trì hoãn quyết định vì chờ đủ thông tin, trong khi sai lệch tiếp tục tích lũy. Ngược lại, một số người thay đổi quá nhanh dựa trên những biến động ngắn hạn, khiến tổ chức liên tục đảo chiều ưu tiên.

Ngoài ra, có những biện pháp được triển khai nhưng không được đánh giá lại. Người quản lý mặc định rằng vấn đề đã được xử lý mà không kiểm chứng liệu kết quả có thực sự cải thiện hay không.

Do đó, điều chỉnh cần đi kèm ba yếu tố: thời điểm quyết định, người chịu trách nhiệm và tiêu chí xác nhận hiệu quả. Sau khi thực hiện, cần kiểm tra xem biện pháp có giải quyết được nguyên nhân, có tạo ra tác động ngoài dự kiến hay cần tiếp tục điều chỉnh.

Điều chỉnh không phải là một quyết định đơn lẻ, mà là một quá trình học hỏi và cải thiện dựa trên kết quả thực tế.

Điều chỉnh cần dựa trên nguyên nhân, không chỉ dựa trên kết quả

Khi kết quả không đạt mục tiêu, người quản lý cần tránh phản ứng theo một công thức cố định. Mỗi nguyên nhân đòi hỏi một cách điều chỉnh khác nhau.

• Thiếu nguồn lực: Phân bổ lại, bổ sung hoặc sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.
• Thiếu năng lực: Đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ hoặc bố trí lại công việc.
• Thiếu động lực: Xem xét mục tiêu, cơ chế ghi nhận, quyền chủ động và điều kiện làm việc.
• Phương án không phù hợp: Điều chỉnh cách thực hiện hoặc chuyển sang phương án thay thế.
• Quy trình có điểm nghẽn: Thiết kế lại quy trình và cơ chế phối hợp.
• Điều kiện thực tế thay đổi: Rà soát mục tiêu, kế hoạch và các giả định liên quan.

Không phải mọi sai lệch đều cần thay đổi mục tiêu. Trong nhiều trường hợp, mục tiêu vẫn phù hợp nhưng cách thực hiện chưa hiệu quả. Ngược lại, khi các điều kiện nền tảng đã thay đổi đáng kể, việc giữ nguyên mục tiêu hoặc kế hoạch ban đầu có thể không còn hợp lý.

Người quản lý cần phân biệt giữa điều chỉnh cách thực hiện, điều chỉnh nguồn lực và điều chỉnh chính mục tiêu để tránh xử lý sai vấn đề.

Điều chỉnh là cơ chế giúp hệ thống quản lý tự cải thiện

Một chu trình quản lý chỉ thực sự hoàn chỉnh khi kết quả kiểm tra và đánh giá dẫn đến những thay đổi cụ thể trong hoạt động.

Nếu doanh nghiệp liên tục ghi nhận sai lệch nhưng không thay đổi cách làm, hoạt động quản lý chỉ dừng lại ở việc phát hiện vấn đề. Nếu điều chỉnh mà không xác định nguyên nhân, tổ chức có thể liên tục xử lý phần ngọn. Nếu thay đổi mà không kiểm chứng kết quả, doanh nghiệp sẽ không biết biện pháp mới có thực sự hiệu quả hay không.

Vì vậy, điều chỉnh cần được thiết kế thành một phần của hệ thống quản lý: xác định vấn đề, lựa chọn biện pháp, phân công trách nhiệm, triển khai, kiểm chứng kết quả và tiếp tục cải thiện khi cần thiết.

Năng lực điều chỉnh của người quản lý không nằm ở việc phản ứng nhanh với mọi vấn đề, mà ở khả năng lựa chọn đúng điều cần thay đổi để cải thiện kết quả và nâng cao hiệu quả vận hành.